Albis Leasing AG
Albis Leasing AG: Bekanntmachung der Einberufung zur Hauptversammlung am 13.07.2023 in Hamburg mit dem Ziel der europaweiten Verbreitung gemäß §121 AktG
EQS-News: Albis Leasing AG
/ Bekanntmachung der Einberufung zur Hauptversammlung
Anhang B. Zu Tagesordnungspunkt 7: Beschlussfassung über die Billigung des angepassten Vergütungssystems für die Vorstandsmitglieder System zur Vergütung der Vorstandsmitglieder der Albis Leasing AG Durch das am 1. Januar 2020 in Kraft getretene Gesetz zur Umsetzung der zweiten Aktionärsrechterichtlinie (ARUG II) wurde in § 87a des Aktiengesetzes (AktG) geregelt, dass der Aufsichtsrat börsennotierter Gesellschaften ein klares und verständliches System zur Vergütung der Mitglieder des Vorstands (“Vergütungssystem”) beschließt. Über dessen Billigung beschließt gem. § 120a Abs. 1 AktG die Hauptversammlung bei jeder wesentlichen Änderung und mindestens alle vier Jahre. Außerdem muss spätestens der nächsten ordentlichen Hauptversammlung ein überprüftes Vergütungssystem zur Billigung vorgelegt werden, falls eine Hauptversammlung das Vergütungssystem mehrheitlich nicht gebilligt hat (§ 120a Abs. 3 AktG). Der Aufsichtsrat der Albis Leasing AG hat am 16. April 2021 ein Vergütungssystem beschlossen, das die Hauptversammlung am 2. Juli 2021 mit 96,1 % der abgegebenen Stimmen gebilligt hat. Der Aufsichtsrat hat am 29. April 2022 ein modifiziertes Vergütungssystem („Vergütungssystem 2022“) beschlossen, das die Hauptversammlung am 5. Juli 2022 nicht gebilligt hat. Daher hat der Aufsichtsrat das Vergütungssystem nochmals überprüft und am 24. April 2023 geändert („Vergütungssystem 2023“), um so die Anforderungen der Gesellschaft und ihrer Stakeholder noch besser erfüllen zu können. Dieses Vergütungssystem gilt rückwirkend ab dem 1. Januar 2023; es soll der Hauptversammlung am 13. Juli 2023 zur Billigung vorgelegt werden. Das nachfolgend dargestellte neue Vergütungssystem 2023 beschreibt die Regeln und Kriterien, nach denen die jeweilige Vergütung für die von den Mitgliedern des Vorstands der Albis Leasing AG zu erbringenden Tätigkeiten zu bestimmen ist. Die Albis Leasing AG erfüllt die Vorgaben des AktG und strebt an, den Empfehlungen des Deutschen Corporate Governance Kodexes (DCGK) für die Vorstandsvergütung möglichst vollständig zu entsprechen. Maßgebend ist dabei der am 27. Juni 2022 in Kraft getretene DCGK in der Fassung vom 28. April 2022. Den tatsächlich erreichten Stand der Entsprechung und etwaige Abweichungen von den Empfehlungen des DCGK legt die Albis Leasing AG in den Entsprechenserklärungen dar, die sie auf der Webseite der Gesellschaft unter www.albis-leasing.de/investoren/corporate-governance
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I. |
Beitrag der Vergütung zur Förderung der Geschäftsstrategie und zur langfristigen Entwicklung der Albis Leasing AG |
Das Vergütungssystem der Albis Leasing AG ist auf die Förderung der Geschäftsstrategie und die nachhaltige und langfristige Entwicklung der Gesellschaft ausgerichtet. Dies erfolgt insbesondere durch die Bindung der erfolgsabhängigen variablen Vergütung an klar bestimmbare finanzielle und nicht-finanzielle Kennziffern, die auf eine nachhaltige Fortentwicklung der Gesellschaft ausgerichtet sind.
Außerdem folgt die Albis Leasing Gruppe ihrem Nachhaltigkeitsansatz. Er beruht darauf, in allen Entscheidungsprozessen ökonomische, ökologische und soziale Aspekte ausgewogen zu berücksichtigen. Die Albis Leasing Gruppe strebt eine nachhaltig hohe Profitabilität an und schafft so neben einer langfristigen Wertsteigerung für ihre Aktionäre gleichzeitig Wert für viele andere Stakeholder. Dieser breit angelegte Ansatz wird durch die Integration nicht-finanzieller Ziele, insbesondere aus dem ESG-Bereich, in das Vergütungssystem unterstützt. Dabei basiert der verfolgte Ansatz zur unternehmerischen Verantwortung stets auf dem Albis Leasing Verhaltenskodex.
Die erfolgsabhängige Vergütung setzt Anreize für die wiederholte Steigerung des operativen Unternehmenserfolgs und die Umsetzung der Initiativen zur Verbesserung der Profitabilität. Durch ihren fortlaufenden Charakter und die überwiegend zeitversetzte, an die Erreichung von definierten Erfolgszielen der Folgejahre geknüpfte Auszahlung ist die variable Vergütung auf die langfristige und nachhaltige Förderung der Geschäftsstrategie ausgerichtet. Sie honoriert die strategische und operative Unternehmensentwicklung anhand mehrerer quantitativer finanzieller und nicht-finanzieller Erfolgsziele.
Dazu gehören das Konzernergebnis vor Steuern, die cost income ratio, das Erreichen ausgewählter ESG-Ziele und der Anstieg des Substanzwerts des bilanzierten Vertrags- und Objektbestands. Außerdem hat der Aufsichtsrat für einen geringen Teil einen Ermessensspielraum zur Bewertung individueller Leistungen einzelner oder aller Vorstandsmitglieder.
Dieses Portfolio an Erfolgszielen setzt entsprechend Anreize für eine nachhaltige und langfristige Steigerung des Unternehmenswerts unter Berücksichtigung der Belange der Aktionäre und der weiteren Stakeholder des Unternehmens. Das System der variablen Vergütung ist somit im besonderen Maße auf eine langfristige und nachhaltige Entwicklung der Gesellschaft ausgerichtet.
II. |
Verfahren zur Fest- und Umsetzung sowie zur Überprüfung des Vergütungssystems |
Der Aufsichtsrat entscheidet über das Vergütungssystem und dessen Fest- und Umsetzung. Das geltende Vergütungssystem 2023 hat der Aufsichtsrat am 24. April 2023 rückwirkend zum 1. Januar 2023 beschlossen und legt es der Hauptversammlung der Albis Leasing AG am 13. Juli 2023 zur Billigung vor. Eine erneute Vorlage erfolgt bei jeder wesentlichen Änderung des Vergütungssystems, mindestens jedoch alle vier Jahre.
Der Aufsichtsrat legt auf Basis des Vergütungssystems für jedes Vorstandsmitglied eine konkrete Ziel-Gesamtvergütung fest, die in einem angemessenen Verhältnis zu den Aufgaben und Leistungen des Vorstandsmitglieds sowie zur Lage des Unternehmens steht. Die Ziel-Gesamtvergütung setzt sich zusammen aus der Festvergütung und dem Maximum der Nebenleistungen sowie der variablen Vergütung bei 100 % Zielerreichung.
Die Ziel-Gesamtvergütung soll so bemessen sein, dass innerhalb der variablen Vergütungsbestandteile der Anteil der langfristig variablen Vergütungsbestandteile den Anteil der kurzfristig variablen Vergütungsbestandteile überwiegt. Bei Albis bezieht sich die Langfristigkeit nicht auf die Bemessungsgrundlage, sondern auf die Auszahlung.
Die relativen Anteile der festen und variablen Vergütungsbestandteile werden nachfolgend, bezogen auf die Ziel-Gesamtvergütung, dargestellt:
Grundvergütung | Nebenleistungen |
Variable
Vergütung |
|
Anteil an Ziel-Gesamtvergütung | ca. 50-70 % | ca. 7-10 % | ca. 25-40 % |
Beim Vorstandssprecher liegt derzeit der Anteil der festen Vergütung (Grundgehalt + Nebenleistungen) bei ungefähr 75 % der Ziel-Gesamtvergütung und der Anteil der variablen Vergütung bei ungefähr 25 % der Ziel-Gesamtvergütung.
Bei einem ordentlichen Vorstandsmitglied liegt derzeit der Anteil der festen Vergütung (Grundgehalt + Nebenleistungen) bei ungefähr 61 % der Ziel-Gesamtvergütung und der Anteil der variablen Vergütung bei ungefähr 39 % der Ziel-Gesamtvergütung.
Die genannten Anteile können für künftige Geschäftsjahre zum Beispiel aufgrund der Gewährung einer Sonderzahlung oder zeitlich begrenzter oder für die gesamte Dauer des Vorstandsvertrags vereinbarter Leistungen an neu eintretende Vorstandsmitglieder sowie für etwaige Neubestellungen abweichen. Der Aufsichtsrat kann hierüber vor Ausgabe einer neuen Tranche der variablen Vergütung nach pflichtgemäßem Ermessen entscheiden.
Der Aufsichtsrat hat die Möglichkeit, außergewöhnlichen Entwicklungen, insbesondere bei der Gewährung der variablen Bezüge, in angemessenem Rahmen Rechnung zu tragen. In begründeten Fällen können Ansprüche auf Auszahlung einer variablen Vergütung entfallen (Malus) oder eine bereits ausgezahlte Vergütung zurückgefordert werden (Clawback).
Eine nachträgliche Änderung der Zielwerte oder der Vergleichsparameter für die variable Vergütung (Repricing) ist ausgeschlossen. Wenn es allerdings im langfristigen Interesse der Gesellschaft notwendig ist, kann der Aufsichtsrat vorübergehend von diesem Vergütungssystem abweichen. Ein Abweichen ist bei der variablen Vergütung möglich, erfolgt jedoch nur aufgrund eines Beschlusses des Aufsichtsrats, der die Gründe für das Abweichen und die Dauer des Abweichens benennt.
Im Rahmen der regelmäßigen Überprüfung des Vergütungssystems durch den Aufsichtsrat beurteilt dieser auch die Angemessenheit und Üblichkeit der konkreten Gesamtvergütung der Vorstandsmitglieder. Die Beurteilung erfolgt dabei einerseits durch einen horizontalen Vergleich zu inländischen börsennotierten und nicht börsennotierten Unternehmen der gleichen Branche oder ähnlicher Größenordnung. Bei der Überprüfung der Angemessenheit erfolgt andererseits ein vertikaler Vergleich mit der oberen Führungsebene und der Belegschaft der Albis Leasing Gruppe insgesamt. Das Verhältnis der Vorstandsvergütung zu der Vergütung des oberen Führungskreises und der Belegschaft insgesamt berücksichtigt der Aufsichtsrat auch in Bezug auf seine zeitliche Entwicklung. Hierzu wird gemäß den durch den Aufsichtsrat festgelegten Abgrenzungen des relevanten oberen Führungskreises und der relevanten Belegschaft insgesamt ein auch quantitativer vertikaler Vergütungsvergleich für die Geschäftsjahre 2018-2022 durchgeführt:
Relation der Gesamtvergütung des Durchschnitts aller Vorstandsmitglieder zur
Geschäftsjahr |
Gesamtvergütung der
oberen Führungskräfte |
Gesamtvergütung
aller Mitarbeiter |
2018 | 3,3 | 5,7 |
2019 | 3,2 | 5,7 |
2020 | 3,2 | 6,2 |
2021 | 3,4 | 6,1 |
2022 | 4,1 | 7,3 |
Sofern der Aufsichtsrat zur Weiterentwicklung des Vergütungssystems und zur Beurteilung der Angemessenheit und Üblichkeit der konkreten Vorstandsvergütung externe Vergütungsexperten hinzuzieht, überzeugt er sich vor der Beauftragung von deren Unabhängigkeit. Bei der Erarbeitung dieses Vergütungssystems hat sich der Aufsichtsrat nicht von einem externen Vergütungsexperten beraten, sondern nur punktuell extern unterstützen lassen.
III. |
Wesentliche Änderungen gegenüber dem bisherigen Vergütungssystem |
Nachdem die Hauptversammlung 2022 das Vergütungssystem 2022 nicht gebilligt hatte, war gemäß § 120a Abs. 3 AktG eine Überprüfung des Vergütungssystems durch den Aufsichtsrat erforderlich geworden. Dabei hat der Aufsichtsrat festgestellt, dass die wesentlichen Vergütungselemente mit Fixum zuzüglich Nebenleistungen und variabler Vergütung mit einjähriger Bemessungsgrundlage und einer Mehrzahl finanzieller und nicht-finanzieller Erfolgsparameter, aber überwiegend zeitversetzter Auszahlung mit zusätzlicher Konditionierung unverändert im besten Interesse der Gesellschaft, ihrer Aktionäre und der anderen Stakeholder ist und daher beibehalten wird.
Die derzeit bestehenden Vorstandsverträge waren rückwirkend zum 1. Januar 2022 an das Vergütungssystem 2022 angepasst worden. Geringfügig davon abweichend, hatte der Aufsichtsrat im Oktober 2022 im Vorstandsvertrag mit einem ordentlichen Vorstandsmitglied eine Reduzierung der Grundvergütung und eine Erhöhung des Zielwerts der variablen Vergütung um jeweils EUR 20.000 beschlossen und mit ihm vereinbart. Seine Zielvergütung bleibt insoweit unverändert, seine Maximalvergütung steigt um EUR 10.000.
Durch diese Abweichung vom Vergütungssystem wird die dort genannte Bandbreite hinsichtlich des Anteils der Grundvergütung (30-40 %) geringfügig unterschritten, die Maximalvergütung leicht überschritten. Daraus ergibt sich die Notwendigkeit, das Vergütungssystem insoweit an die bestehende Vertragslage anzupassen. Außerdem ist bei den Erfolgszielen die cost income ratio präziser zu definieren. Darüber hinaus sind weitere redaktionelle Änderungen erforderlich.
Das neue Vergütungssystem soll grundsätzlich für alle Vorstandsverträge gelten, die nach der Beschlussfassung des Aufsichtsrats über das Vergütungssystem am 24. April 2023 geschlossen werden.
IV. |
Vergütungskomponenten |
5. Überblick
Vergütungsbezogene Rechtsgeschäfte sind die schuldrechtlichen Anstellungsverträge, welche die Albis Leasing AG, vertreten durch den Aufsichtsrat, mit den einzelnen Mitgliedern des Vorstands schließt. Diese enthalten abschließend die Vergütungskomponenten der Mitglieder des Vorstands.
Die Gesamtbezüge der Mitglieder des Vorstands der Albis Leasing AG für die von ihnen gemäß ihren Anstellungsverträgen zu erbringenden
Tätigkeiten setzen sich aus erfolgsunabhängigen festen und erfolgsabhängigen variablen Vergütungskomponenten zusammen. Die
nachfolgende Darstellung gibt einen Überblick über die einzelnen Vergütungskomponenten:
2. Erfolgsunabhängige feste Vergütung
Die erfolgsunabhängige feste Vergütung setzt sich aus der jährlichen Grundvergütung und den Nebenleistungen zusammen.
Die jährliche Grundvergütung ist mit den jeweiligen Vorstandsmitgliedern als Festvergütung vereinbart und wird in 12 monatlichen Raten jeweils nachträglich ausgezahlt. Falls das Vorstandsmitglied nur während eines Teils eines Geschäftsjahrs dem Vorstand angehört, wird die Grundvergütung zeitanteilig gezahlt.
Neben der Grundvergütung gewährt die Gesellschaft den Mitgliedern des Vorstands nur die folgenden, abschließend bestimmten Nebenleistungen, die zusätzlich in Summe auf einen Höchstbetrag pro Jahr begrenzt sind:
• |
Bereitstellung eines dem Vorstandsmitglied zur Verfügung gestellten Dienstwagens oder Mobilitätspauschale |
• |
Beiträge zur Unfallversicherung |
• |
ggf. Kosten doppelte Haushaltsführung und Familienheimfahrten |
3. Erfolgsabhängige variable Vergütung
Die erfolgsabhängige Vergütungskomponente wird jeweils für ein Geschäftsjahr gewährt; sie ist eine variable Vergütung mit einer auf das jeweilige Geschäftsjahr bezogenen Erfolgsmessung. Der Bemessungszeitraum beträgt jeweils ein Jahr und ist somit nicht unmittelbar langfristig. Insoweit erklärt die Albis Leasing AG hier in der Entsprechenserklärung eine Abweichung.
Die Auszahlung beginnt mit einem Teilbetrag nach Ablauf des Bemessungszeitraums. Die Langfristigkeit der variablen Vergütung entsteht dadurch, dass ihr überwiegender Teil erst bis zu gut drei Jahre nach Ende des Bemessungszeitraums ausgezahlt wird. Das erlaubt dem Aufsichtsrat eine flexible Anpassung an die Entwicklung und sich rasch ändernden Perspektiven der Gesellschaft. Dieses System ist für die Steuerung der Albis Leasing AG besonders geeignet und liegt daher im Interesse aller Stakeholder der Gesellschaft. Zusätzlich ist diese zeitversetzte Auszahlung an das Erreichen weiterer Erfolgsziele geknüpft. Falls das betreffende Ziel verfehlt wird, verfällt der zugehörige Teil der variablen Vergütung. Insoweit besteht ein erheblicher Anreiz, nicht nur kurzfristig die Jahresziele zu erreichen und dadurch möglicherweise deren Erreichen in den Folgejahren zu gefährden.
Beginnt oder endet das Anstellungsverhältnis im Laufe eines Geschäftsjahrs, wird die variable Vergütung für das betreffende Geschäftsjahr zeitanteilig gewährt und gezahlt.
Für die Gewährung der variablen Vergütung sowie deren entsprechende Anreizwirkung sind finanzielle und ausgewählte nicht-finanzielle Leistungskriterien maßgeblich; letztere stammen insbesondere aus dem ESG-Bereich. Außerdem besteht ein geringer Ermessenspielraum des Aufsichtsrats zur Bewertung individueller Leistungen einzelner oder aller Vorstandsmitglieder. Innerhalb der variablen Vergütung überwiegt der Anteil der zeitversetzt und zusätzlich nur konditioniert auszahlbaren Bestandteile. Die den Vorstandsmitgliedern gewährten variablen Vergütungsbeträge werden nicht aktienbasiert gewährt, da die Kursentwicklung der Aktie der Albis Leasing AG aufgrund eines niedrigen Free Floats und geringer Börsenumsätze eine nur wenig aussagekräftige Größe für die langfristige Erfolgsmessung bildet. Insoweit erklärt die Albis Leasing AG hier in der Entsprechenserklärung eine Abweichung.
Der Aufsichtsrat legt nach pflichtgemäßem Ermessen die finanziellen und nicht-finanziellen Erfolgsziele für alle Vorstandsmitglieder, im Regelfall einheitlich, auf Grundlage der ihm vom Vorstand vorgelegten Unternehmensplanung vor Beginn des Geschäftsjahres, für welches die variable Vergütung gewährt wird, fest. Für jedes Ziel wird entsprechend dem Grad der Zielerreichung (ZE) ein Zielerreichungsfaktor zugeordnet. Hierzu bestimmt der Aufsichtsrat den Wert für die untere Schwelle (Eintrittshürde), den Zielwert für die 100 %-Zielerreichung (z.B. Budget) sowie den Wert für eine ZE, bei dem der Zielerreichungsfaktor der Höhe nach begrenzt ist.
Nach Geschäftsjahresende wird vor Feststellung des Jahresabschlusses für alle Ziele die jeweilige ZE gemessen. Eine ZE von kleiner oder gleich der festgelegten Eintrittshürde entspricht dem ZE-Faktor 0, eine Zielerreichung von 100 % dem Faktor 1,0 und eine Zielerreichung von 150 % dem Faktor 1,5. Zwischenwerte werden mittels linearer Interpolation auf drei Dezimalen bestimmt.
Durch Multiplikation des ZE-Faktors aller Erfolgsziele mit ihrem Gewicht und deren Aufsummierung wird der gewichtete ZE-Faktor berechnet. Durch dessen Multiplikation mit dem Zielbetrag der variablen Vergütung ergibt sich der Auszahlungsbetrag. Der Auszahlungsbetrag ist auf 150 % des Zielbetrags begrenzt (Auszahlungs-Cap).
Die Auszahlung des gewährten Betrags der variablen Vergütung erfolgt zu 40 % am Ende des Monats der Feststellung seiner Höhe durch den Aufsichtsrat. Die weiteren 60 % des gewährten Betrags werden nach Ablauf der Jahre 1-3 nach Ende des Bemessungszeitraums in Tranchen von jeweils 20 % ausgezahlt, sofern in dem betreffenden Jahr ein Konzernergebnis vor Steuern in Höhe von mindestens 75 % des für dieses Jahr als Ziel (= Budget) festgelegten Konzernergebnisses vor Steuern erzielt wurde. Falls dieser Wert verfehlt wird, verfällt diese Tranche.
Eine nachträgliche Änderung der Zielwerte oder der Vergleichsparameter ist ausgeschlossen.
Eine Beschränkung der Auszahlung jährlicher variabler Vergütungen ist im Falle einer bestandskräftigen oder sofort vollziehbaren Anordnung der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht, in der die Auszahlung untersagt oder beschränkt wird, zulässig.
Bei einer unterjährigen Beendigung des Anstellungsverhältnisses werden noch nicht ausgezahlte Ansprüche auf variable Vergütung, die auf die Zeit bis zur Vertragsbeendigung entfallen, nach den ursprünglich vereinbarten Zielen und zum vertraglich vereinbarten Zeitpunkt gezahlt.
Für die variable Vergütung hat der Aufsichtsrat folgende Erfolgsziele und Gewichtungen festgelegt:
Erfolgsziel | Gewicht (%) | |
a) | IFRS-Konzernergebnis vor Steuern | 35 |
b) | Cost income ratio | 25 |
c) | Substanzwertentwicklung | 10 |
d) | Nicht-finanzielle Ziele insbes. aus dem ESG-Bereich | 20 |
e) | Ermessensspielraum des Aufsichtsrats für individuelle Leistungen | 10 |
100 |
a) Konzernergebnis vor Steuern
Zentrale Größe für die Steuerung des Geschäfts der Albis Leasing Gruppe ist das IFRS- Konzernergebnis vor Steuern. Es hat daher mit 35 % das größte Gewicht im Zielportfolio der variablen Vergütung.
Der Aufsichtsrat legt nach pflichtgemäßem Ermessen das Erfolgsziel (IFRS-Konzernergebnis vor Steuern) für alle Vorstandsmitglieder einheitlich auf Grundlage der ihm vom Vorstand vorgelegten Unternehmensplanung vor Beginn des Geschäftsjahres, für welches die variable Vergütung gewährt wird, fest. Dem Grad der Zielerreichung wird ein Zielerreichungsfaktor zugeordnet. Hierzu bestimmt der Aufsichtsrat den Wert für die untere Schwelle (Eintrittshürde), den Zielwert für die 100 %-Zielerreichung (z.B. Zielwert des IFRS-Konzernergebnisses vor Steuern im Budget) sowie den Wert für eine Zielerreichung, bei dem der Zielerreichungsfaktor der Höhe nach begrenzt ist.
b) Cost income ratio
Die Albis Leasing Gruppe strebt ein nachhaltiges Wachstum an. Damit dieses Wachstum rentabel ist, müssen betriebliche Aufwendungen und Erträge gesteuert werden; außerdem darf das Wachstum nicht durch Übernahme zu hoher Risiken erkauft werden. Daher ist die cost income ratio von besonderer Bedeutung für die Geschäftssteuerung; mit 25 % hat diese Größe daher ein hohes Gewicht im Zielportfolio der variablen Vergütung.
Die cost income ratio wird ermittelt als Quotient aus den Aufwandspositionen zur Summe der Ertragspositionen in %. Als Aufwandspositionen werden aus der Konzerngesamtergebnisrechnung erfasst Personalkosten, sonstige betriebliche Aufwendungen und Abschreibungen sowie die Risikovorsorgeaufwendungen. Unter Ertragspositionen werden Ergebnis aus Leasinggeschäft vor Risikovorsorge (somit sind auch die Posten „Leasing-/Vermietergebnis aus Finance Leasing“ und „Ergebnis aus Service, Versicherung und Schadenersatz“ berücksichtigt) zuzüglich der sonstigen betrieblichen Erträge und des Sonstigen Zinsergebnisses erfasst.
c) Substanzwertentwicklung
Das Leistungskriterium „Substanzwertentwicklung“ ist der Anstieg des vom Wirtschaftsprüfer testierten bilanzierten Substanzwerts des bilanzierten Vertrags- und Objektbestands („Substanzwert“) während des Bemessungszeitraums.
Ausgehend vom Substanzwert am Ende des der Bemessungsperiode vorangehenden Geschäftsjahrs legt der Aufsichtsrat nach pflichtgemäßem Ermessen das Erfolgsziel (Substanzwertentwicklung) für alle Vorstandsmitglieder einheitlich auf Grundlage der ihm vom Vorstand vorgelegten Unternehmensplanung vor Beginn des Geschäftsjahres, für welches die variable Vergütung gewährt wird, fest. Dem Grad der Zielerreichung wird ein Zielerreichungsfaktor zugeordnet. Hierzu bestimmt der Aufsichtsrat den Wert für die untere Schwelle (Eintrittshürde), den Zielwert für die 100 %-Zielerreichung (z.B. Substanzwert im Budget) sowie den Wert für eine Zielerreichung, bei dem der Zielerreichungsfaktor der Höhe nach begrenzt ist.
d) Nicht-finanzielle Erfolgsziele aus dem ESG-Bereich
Die insgesamt mit 20 % gewichteten nicht-finanziellen Leistungskriterien basieren auf jeweils bis zu fünf vom Aufsichtsrat konkret formulierten quantitativen Zielsetzungen aus den folgenden Themenfeldern:
– |
Mitarbeiterzufriedenheit |
– |
Klima- und Umweltschutz |
– |
Mitarbeiterentwicklung und -qualifizierung |
– |
Diversität |
– |
Unternehmenskultur und Compliance |
Auch für jedes nicht-finanzielle Teilziel legt der Aufsichtsrat einen Einstiegswert, einen Zielwert bei einer ZE von 100 % und einen Wert für den Cap fest.
Sofern der Aufsichtsrat keine besondere Gewichtung festlegt, werden die nicht-finanziellen Leistungskriterien im Verhältnis zueinander gleich gewichtet.
e) Ermessenspielraum des Aufsichtsrats
Nach Ablauf des Bemessungszeitraums beurteilt der Aufsichtsrat nach pflichtgemäßem Ermessen die Leistung der einzelnen Vorstandsmitglieder und legt einen Zielerreichungsgrad zwischen 0 % und 150 % fest.
f) Ermittlung des Auszahlungsbetrags einer variablen Tranche
Der ZE-Faktor wird nach Ablauf des Bemessungszeitraums beispielhaft für ein einzelnes Teilziel (IFRS- Konzernergebnis = TEUR 1.120) ermittelt:
TEUR |
IFRS-
Konzernergebnis |
Zielerreichung
(%) |
ZE-
Faktor |
Eintrittshürde | 700 | 0 | 0 |
Budget | 1.000 | 100 | 1,0 |
Ist | 1.120 | 120 | 1,2 |
Cap | 1.300 | 150 | 1,5 |
Der Auszahlungsbetrag der variablen Vergütung wird ermittelt, indem der gewogene Durchschnitt der Zielerreichung aller Ziele mit dem Zielbetrag für die variable Vergütung des betreffenden Vorstandsmitglieds multipliziert wird (Beispiel):
Erfolgsziel |
Gewicht
(%) |
Zielerreichungsgrad
(%) |
ZE-
Faktor |
|
a) | IFRS-Konzernergebnis vor Steuern | 35 | 120 | 1,2 |
b) | Cost income ratio | 25 | 115 | 1,15 |
c) | Substanzwertentwicklung | 10 | 100 | 1,0 |
d) | ESG-Ziele | 20 | 85 | 0,85 |
e) | Ermessensspielraum des Aufsichtsrats | 10 | 110 | 1,1 |
gewogener Durchschnitt | 108,75 | 1,0875 |
Zur Ermittlung des Auszahlungsbetrags wird der individuelle Zielbetrag (z.B. EUR 100.000) mit dem durchschnittlichen Zielerreichungsfaktor (1,0875) multipliziert (EUR 108.750).
Die Auszahlung des für variable Vergütung ermittelten gewährten Betrags beginnt mit der ersten Tranche von 40 % des Auszahlungsbetrags nach der ersten ordentlichen Aufsichtsratssitzung nach Feststellung des Konzernabschlusses für die Bemessungsperiode. Die weiteren Tranchen von jeweils 20 % folgen jeweils ein Jahr später unter der Voraussetzung, dass in dem betreffenden Jahr mindestens 75 % des für dieses Jahr als Ziel festgelegten Konzernergebnisses vor Steuern erreicht wurde.
Beispiel für die Auszahlung des errechneten Betrags von EUR 108.750:
Geschäftsjahr |
IFRS-
Konzernergebnis Budget |
Ist |
Ist mind. 75 %
des Budgets |
Auszahlung
(EUR) |
1 | 1.000 | 1.120 | unkonditioniert | 43.500 |
2 | 1.050 | 1.020 | ✔ | 21.750 |
3 | 1.100 | 800 | X | – |
4 | 1.000 | 900 | ✔ | 21.750 |
Summe | 87.000 |
Eine Beschränkung der Auszahlung jährlicher variabler Vergütungen ist im Falle bestandskräftiger oder sofort vollziehbarer Anordnung der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht, in der die Auszahlung untersagt oder beschränkt wird, zulässig.
Bei einer unterjährigen Beendigung des Anstellungsverhältnisses werden noch nicht ausgezahlte Ansprüche auf variable Vergütung, die auf die Zeit bis zur Vertragsbeendigung entfallen, nach den ursprünglich vereinbarten Zielen und bei der vertraglich vereinbarten Fälligkeit gezahlt. Eine nachträgliche Änderung der Zielwerte oder der Vergleichsparameter ist ausgeschlossen.
V. |
Aktuelle Ziel-Gesamtvergütung |
Die Ziel-Gesamtvergütung des einzelnen Vorstandsmitglieds ist die Summe aus der mit dem Vorstandsmitglied gemäß Anstellungsvertrag vereinbarten jährlichen Grundvergütung, dem Höchstbetrag der Nebenleistungen und dem jährlichen Zielbetrag der variablen Vergütung. Der Aufsichtsrat legt die jährliche Ziel-Gesamtvergütung für jedes Vorstandsmitglied der Gesellschaft fest. Eine planmäßige Erhöhung der Bezüge mit zunehmendem Dienstalter ist nicht vorgesehen. Die vom Aufsichtsrat festgelegte Ziel-Gesamtvergütung steht in angemessenem Verhältnis zu den Aufgaben und Leistungen des jeweiligen Vorstandsmitglieds sowie zur Lage der Gesellschaft. Sie erfüllt damit die gesetzlichen Anforderungen an die Üblichkeit von Vergütungen. Zur Beurteilung der Üblichkeit der konkreten Gesamtvergütung der Vorstandsmitglieder vgl. die Ausführungen oben unter Ziffer II.
Die folgende Tabelle zeigt die aktuelle Ziel-Gesamtvergütung und deren Elemente, differenziert zwischen Vorstandssprecher und einem ordentlichen Vorstandsmitglied:
Vorstands-
sprecher |
ordentliches
Vorstandsmitglied |
|
Fixum | 325 | 180 |
Nebenleistungen | 45 | 25 |
variable Vergütung | 125 | 130 |
Zielvergütung | 495 | 335 |
VI. |
Maximalvergütung |
Das Vergütungssystem enthält hinsichtlich der einzelnen Vergütungskomponenten und insgesamt betragsmäßige Höchstgrenzen. Die Maximalvergütung des einzelnen Vorstandsmitglieds ergibt sich aus der Summe der mit dem Vorstandsmitglied gemäß Anstellungsvertrag vereinbarten jährlichen Grundvergütung, dem maximalen Betrag für die Nebenleistungen sowie der Höchstgrenze für die variable Vergütung. Der Aufsichtsrat legt für jedes Vorstandsmitglied eine Maximalvergütung (Cap) fest. Sie beträgt für den Sprecher des Vorstands derzeit höchstens EUR 558.000 p.a. und für ein ordentliches Vorstandsmitglied derzeit höchstens EUR 400.000 p.a..
Die folgende Tabelle zeigt die aktuelle Maximalvergütung und deren Elemente, differenziert zwischen dem Vorstandssprecher und einem ordentlichen Vorstandsmitglied:
Vorstands-
sprecher |
ordentliches
Vorstandsmitglied |
|
Fixum | 325 | 180 |
Nebenleistungen | 45 | 25 |
variable Vergütung | 188 | 195 |
Maximalvergütung | 558 | 400 |
Der Aufsichtsrat weist darauf hin, dass es sich bei diesen Beträgen um betragsmäßige Höchstgrenzen bei durchgängig maximaler Ausschöpfung der entsprechenden Bandbreiten handelt.
XI. |
Malus und Clawback variabler Vergütungskomponenten |
Nach Auszahlung der Teilbeträge der erfolgsabhängigen variablen Vergütung kann das betreffende Vorstandsmitglied grundsätzlich frei über die Beträge verfügen. Wenn ein Vorstandsmitglied während oder im Zeitraum bis zum Ende eines Jahres nach Ablauf des jeweiligen Leistungszeitraums und vor Auszahlung der letzten zeitverzögert auszuzahlenden Tranche jedoch gegen seine gesetzlichen Pflichten im Sinne von § 93 AktG verstößt oder ein Grund für den Widerruf der Bestellung des Vorstandsmitglieds im Sinne von § 84 Abs. 3 Satz 1 AktG vorliegt, entfallen die Ansprüche auf Auszahlung der variablen Vergütungsbestandteile (Malus) oder können nach der Auszahlung von der Gesellschaft zurückgefordert werden (Clawback).
XII. |
Anrechnung der Vergütung für Nebentätigkeiten |
Sofern Vorstandsmitglieder konzerninterne Aufsichtsratsmandate und vergleichbare Ämter wahrnehmen, wird die Vergütung für diese Tätigkeiten auf die Vorstandsvergütung angerechnet.
Im Falle der Wahrnehmung einer konzernfremden Nebentätigkeit durch das Vorstandsmitglied ist für ab dem Geschäftsjahr 2021 bestellte Vorstandsmitglieder durch Beschluss des Aufsichtsrats sichergestellt, dass der Aufsichtsrat gemäß der Empfehlung in Ziff. G.16 des DCGK entscheiden kann, ob und inwieweit die Vergütung für die konzernfremde Nebentätigkeit auf die Vorstandsvergütung anzurechnen ist. Durch Beschluss vom 16. April 2021 hat der Aufsichtsrat festgehalten, dass bis auf weiteres keine Anrechnung der für konzernfremde Aufsichtsratsmandate gewährten Vergütungen erfolgt.
XIII. |
Laufzeiten der Anstellungsverträge |
Die Laufzeit der Anstellungsverträge ist stets an den Bestand der organschaftlichen Bestellung des betreffenden Vorstandsmitglieds gekoppelt. Die Laufzeit verlängert sich jeweils für die Zeit, für die das Vorstandsmitglied wieder zum Vorstandsmitglied bestellt wird. Bei der Dauer der Bestellung und Wiederbestellung beachtet der Aufsichtsrat die Grenzen des § 84 AktG.
Erstmalige Bestellungen zum Vorstandsmitglied sollen in der Regel für einen Zeitraum von nicht länger als drei Jahren erfolgen.
Die Anstellungsverträge sehen für beide Seiten kein Recht zur ordentlichen Kündigung vor. Sowohl die Gesellschaft als auch das Vorstandsmitglied haben jedoch das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund nach § 626 des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB).
XIV. |
Regelungen bei Beendigung der Vorstandstätigkeit |
Scheidet ein Mitglied des Vorstands nach Ablauf seiner Amtsperiode regulär aus dem Unternehmen aus, werden während der Laufzeit des Dienstvertrags erworbene Ansprüche entsprechend der vertraglichen Vereinbarung vorzeitig zur Zahlung fällig.
In Fall der vorzeitigen Beendigung der Bestellung des Vorstandsmitglieds – sei es insbesondere einvernehmlich, durch Widerruf der Bestellung oder durch Amtsniederlegung – endet der Anstellungsvertrag automatisch, ohne dass es einer gesonderten Kündigung bedarf.
Für den Fall der vorzeitigen Beendigung ihrer Tätigkeit erhalten die Mitglieder des Vorstands eine Entschädigung für die vertraglichen Ansprüche, die in der Restlaufzeit ihrer Anstellungsverträge noch entstanden wären. Diese Abfindung ist begrenzt auf den maximalen Wert von zwei Jahresvergütungen in Höhe der Summe aus der Grundvergütung und dem Zielbetrag für die variable Vergütung (Abfindungs-Cap). Wenn die Restlaufzeit des Anstellungsvertrags zum Zeitpunkt der Beendigung weniger als zwei Jahre beträgt, reduziert sich der Betrag der Abfindung zeitanteilig.
Ein Anspruch auf Abfindung oder sonstige Zahlungen besteht nicht im Fall des Widerrufs der Bestellung aus wichtigem Grund gemäß § 84 Abs. 3 AktG, es sei denn, der Widerruf beruht auf einem Vertrauensentzug durch die Hauptversammlung, dem offenbar unsachliche Gründe zugrunde liegen, und/oder einer außerordentlichen Kündigung des Anstellungsvertrags durch die Gesellschaft aus wichtigem Grund (§ 626 BGB). Ebenso ist ein Anspruch auf Abfindung oder sonstige Zahlungen ausgeschlossen, falls das Vorstandsmitglied sein Mandat niederlegt und/oder den Anstellungsvertrag kündigt, ohne hierfür seinerseits einen wichtigen Grund zu haben. Dies gilt auch für noch nicht ausgezahlte Ansprüche eines Vorstandsmitglieds aus der erfolgsabhängigen variablen Vergütung; diese verfallen ersatzlos.
Wird das Vorstandsmitglied während der Laufzeit des Anstellungsvertrags dauerhaft dienstunfähig, so ist die Gesellschaft zur Kündigung des Vertrags mit einer Frist von sechs Monaten zum Quartalsende berechtigt.
Die Anstellungsverträge enthalten keine Leistungszusage für eine vorzeitige Beendigung aufgrund eines Kontrollwechsels (sog. Change of Control).
XV. |
Transparenz und Dokumentation |
Unverzüglich nach einem Beschluss der Hauptversammlung zur Billigung des Vergütungssystems werden der Beschluss und das Vergütungssystem gem. § 120a Abs. 2 AktG für die Dauer der Gültigkeit des Vergütungssystems, mindestens jedoch für zehn Jahre, auf der Webseite der Albis Leasing AG kostenfrei öffentlich zugänglich gehalten.
Zusätzlich erstellen Vorstand und Aufsichtsrat gem. § 162 AktG jährlich einen klaren und verständlichen Bericht (“Vergütungsbericht”) über die im letzten Geschäftsjahr jedem einzelnen gegenwärtigen und früheren Mitglied des Vorstands und des Aufsichtsrats von der Gesellschaft und von Unternehmen desselben Konzerns gewährte und geschuldete Vergütung. Der Vergütungsbericht ist durch den Abschlussprüfer auf Vollständigkeit der Angaben zu prüfen. Je nach den gesetzlichen Voraussetzungen wird der nach § 162 AktG erstellte und geprüfte Vergütungsbericht für das vorausgegangene Geschäftsjahr der Hauptversammlung zur Billigung bzw. zur Erörterung vorgelegt. Der Vergütungsbericht und der Vermerk des Abschlussprüfers werden von der Gesellschaft für zehn Jahre ab dem Hauptversammlungsbeschluss über die Billigung auf der Webseite der Albis Leasing AG kostenfrei öffentlich zugänglich gehalten.
Weitere Angaben
Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte
Zum Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung beträgt das Grundkapital der Gesellschaft EUR 21.195.430,00 und ist in 21.195.430 auf den Inhaber lautende Stückaktien eingeteilt. Jede Aktie gewährt in der Hauptversammlung eine Stimme, so dass die Gesamtzahl der Stimmrechte 21.195.430 beträgt.
Allgemeine Hinweise zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung
Die Hauptversammlung wird auf der Grundlage von § 26n Abs. 1 des Einführungsgesetzes zum Aktiengesetz auf Beschluss des Vorstands, dem der Aufsichtsrat zugestimmt hat, nicht als Veranstaltung mit physischer Präsenz, sondern ausschließlich als virtuelle Hauptversammlung gemäß der gesetzlichen Neuregelung in § 118a AktG durchgeführt. Danach bestehen wesentliche Unterschiede zu den zuletzt nach der Sondergesetzgebung im Zusammenhang mit der COVID 19-Pandemie abgehaltenen virtuellen Hauptversammlungen. Daher wird um besondere Beachtung der nachfolgenden Hinweise gebeten.
Die Stimmrechtsausübung der Aktionäre erfolgt, wie nachfolgend näher beschrieben, ausschließlich im Wege der elektronischen Briefwahl oder durch Vollmachts- und Weisungserteilung an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter.
Über die Internetseite der Gesellschaft unter
www.albis-leasing.de/investoren/hauptversammlung
wird ab dem 22. Juni 2023 ein Aktionärsportal zur Verfügung gestellt. Die Hauptversammlung wird am 13. Juli 2023 ab 11:00 Uhr (MESZ) für die ordnungsgemäß angemeldeten Aktionäre oder deren Bevollmächtigte nach Maßgabe der nachfolgenden Bestimmungen live in Bild und Ton über das Aktionärsportal übertragen. Die Aktionäre (oder ihre Bevollmächtigten) können – wie in den nachstehenden Bedingungen beschrieben – elektronisch über das passwortgeschützte Aktionärsportal u.a. die Hauptversammlung in Bild und Ton verfolgen, sich zur Hauptversammlung zuschalten und auf diese Weise an der Hauptversammlung teilnehmen, ihr Rede- und Fragerecht sowie die weiteren ihnen eingeräumten Aktionärsrechte wahrnehmen, Vollmachten erteilen, Stellungnahmen einreichen und Widerspruch zu Protokoll erklären.
Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung
Zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich unter Vorlage eines Nachweises ihres Anteilsbesitzes mindestens sechs Tage vor der Hauptversammlung, also bis zum Donnerstag, 6. Juli 2023, 24:00 Uhr (MESZ), (letzter Anmeldetag) bei der Gesellschaft unter
Albis Leasing AG
c/o ITTEB GmbH & Co. KG
Vogelanger 25
86937 Scheuring
E-Mail: albis_leasing2023@itteb.de
in Textform (§ 126b BGB) in deutscher oder englischer Sprache angemeldet haben.
Der Nachweis des Anteilsbesitzes muss sich auf den Beginn des 21. Tages vor der Hauptversammlung (sogenannter Nachweisstichtag), also auf Donnerstag, 22. Juni 2023, 0:00 Uhr (MESZ), beziehen. Ein in Textform erstellter Berechtigungsnachweis gemäß § 67c Abs. 3 AktG ist ausreichend. Mit dem Nachweisstichtag geht keine Sperre für die Veräußerbarkeit des Anteilsbesitzes einher. Auch im Fall der vollständigen oder teilweisen Veräußerung des Anteilsbesitzes nach dem Nachweisstichtag ist für die Teilnahme und den Umfang des Stimmrechts ausschließlich der Anteilsbesitz des Aktionärs zum Nachweisstichtag maßgeblich, d.h. Veräußerungen von Aktien nach dem Nachweisstichtag haben keine Auswirkungen auf die Berechtigung zur Teilnahme und auf den Umfang des Stimmrechts. Entsprechendes gilt für Zuerwerbe von Aktien nach dem Nachweisstichtag. Personen, die zum Nachweisstichtag noch keine Aktien besitzen und erst danach Aktionär werden, sind nicht teilnahme- und stimmberechtigt. Der Nachweisstichtag hat keine Bedeutung für die Dividendenberechtigung.
Allen ordnungsgemäß unter Nachweis des Anteilsbesitzes angemeldeten Aktionären werden anstelle herkömmlicher Eintrittskarten sogenannte Zugangskarten für die virtuelle Hauptversammlung ausgestellt.
Auf jeder Zugangskarte sind die für den Zugang zum passwortgeschützten Aktionärsportal notwendigen Zugangsdaten abgedruckt. Die Zugangsdaten bestehen aus der Kennung und einem Passwort.
Um den rechtzeitigen Erhalt der Zugangskarten sicherzustellen, bitten wir die Aktionäre, frühzeitig für die Übersendung der Anmeldung und des Nachweises des Anteilsbesitzes an die Gesellschaft unter der vorgenannten Adresse Sorge zu tragen.
Details zum Aktionärsportal
Ab Donnerstag, dem 22. Juni 2023, 0:00 Uhr (MESZ), steht auf der Internetseite der Gesellschaft unter
www.albis-leasing.de/investoren/hauptversammlung
das Aktionärsportal zur Verfügung. Über dieses passwortgeschützte Aktionärsportal können Aktionäre (bzw. ihre Bevollmächtigten) gemäß den dafür vorgesehenen Verfahren ihr Stimmrecht im Wege der elektronischen Briefwahl ausüben sowie Vollmacht und Weisungen an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft oder Vollmachten an andere erteilen, Stellungnahmen einreichen, ihr Rede- und Fragerecht wahrnehmen und Widerspruch gegen Beschlüsse der Hauptversammlung, jeweils wie in den nachfolgenden Abschnitten näher beschrieben, einlegen.
Stimmabgabe im Wege der elektronischen Briefwahl
Aktionäre können ihr Stimmrecht im Wege der elektronischen Briefwahl unter Nutzung des Aktionärsportals abgeben. In diesem Fall sind eine fristgerechte Anmeldung zur Hauptversammlung und ein Nachweis des Anteilsbesitzes entsprechend der vorstehenden Bestimmungen erforderlich.
Briefwahlstimmen können ab Freitag, 30. Juni 2023, über das Aktionärsportal auf der Internetseite der Gesellschaft unter
www.albis-leasing.de/investoren/hauptversammlung
bis zum Ende der Abstimmung in der virtuellen Hauptversammlung durch den Versammlungsleiter gemäß den dafür vorgesehenen Verfahren abgegeben, geändert oder widerrufen werden. Es wird darauf hingewiesen, dass andere Kommunikationswege für die Briefwahl nicht zur Verfügung stehen.
Sollte zu einem Tagesordnungspunkt eine Einzelabstimmung durchgeführt werden, ohne dass dies im Vorfeld der Hauptversammlung mitgeteilt wurde, so gilt die Stimmabgabe im Wege der elektronischen Briefwahl zu diesem Tagesordnungspunkt insgesamt auch als entsprechende Stimmabgabe für jeden Punkt der Einzelabstimmung.
Auch Bevollmächtigte sowie bevollmächtigte Intermediäre, Aktionärsvereinigungen und Stimmrechtsberater oder sonstige gemäß § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellte Personen und Institutionen können sich der elektronischen Briefwahl bedienen.
Soweit neben Vollmacht und Weisungen an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft für ein und denselben Aktienbestand auch Briefwahlstimmen vorliegen, werden stets die Briefwahlstimmen als vorrangig angesehen; die Stimmrechtsvertreter werden insoweit von einer ihnen erteilten Vollmacht keinen Gebrauch machen und die betreffenden Aktien nicht vertreten.
Verfahren für die Stimmabgabe durch einen Bevollmächtigten
Aktionäre haben die Möglichkeit, im nachfolgend beschriebenen Rahmen ihr Stimmrecht in der virtuellen Hauptversammlung auch durch einen Bevollmächtigten, z. B. durch einen Intermediär, eine Aktionärsvereinigung, einen Stimmrechtsberater oder durch eine andere Person ausüben zu lassen. Auch in diesem Fall sind eine fristgerechte Anmeldung zur Hauptversammlung und ein Nachweis des Anteilsbesitzes entsprechend der vorstehenden Bestimmungen erforderlich. Die Erteilung der Vollmacht kann durch Erklärung gegenüber dem bevollmächtigten Dritten oder gegenüber der Gesellschaft erfolgen.
Gemäß § 134 Abs. 3 AktG bedürfen die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft der Textform, wenn weder ein Intermediär noch eine Aktionärsvereinigung, ein Stimmrechtsberater oder eine andere in § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellte Person bevollmächtigt wird.
Aktionäre können für die Vollmachtserteilung das Vollmachtsformular auf der Zugangskarte, die sie nach der Anmeldung erhalten, verwenden. Möglich ist aber auch, dass Aktionäre eine gesonderte Vollmacht in Textform ausstellen.
Die Bevollmächtigung durch Erklärung gegenüber der Gesellschaft, der Nachweis der Bevollmächtigung oder der Widerruf der Vollmacht kann der Gesellschaft bis Dienstag, 11. Juli 2023, 24:00 Uhr (MESZ) (eingehend), an folgende Anschrift bzw. bis Mittwoch, 12. Juli 2023, 24:00 Uhr (MESZ), an folgende E-Mail-Adresse übermittelt, geändert oder widerrufen werden:
Albis Leasing AG
c/o ITTEB GmbH & Co. KG
Vogelanger 25
86937 Scheuring
E-Mail: albis_leasing2023@itteb.de
Alternativ können Vollmachten ab dem 22. Juni 2023 über das Aktionärsportal auf der Internetseite der Gesellschaft unter
www.albis-leasing.de/investoren/hauptversammlung
gemäß den dafür vorgesehenen Verfahren bis zum Ende der Abstimmung in der virtuellen Hauptversammlung erteilt oder widerrufen werden.
Erteilt der Aktionär bereits bei seiner Anmeldung eine Vollmacht, wird die Zugangskarte mit den Zugangsdaten für das Aktionärsportal direkt dem Bevollmächtigten übersandt. Erfolgt die Bevollmächtigung nach Versand der Zugangskarte an den Aktionär, hat der Aktionär dafür Sorge zu tragen, dass er die ihm zugeteilten Zugangsdaten an seinen Bevollmächtigten weitergibt.
Bevollmächtigt ein Aktionär mehr als eine Person, ist die Gesellschaft nach § 134 Abs. 3 S. 2 AktG berechtigt, eine oder mehrere von ihnen zurückzuweisen.
Bei der Bevollmächtigung von Intermediären, Aktionärsvereinigungen, Stimmrechtsberatern und anderen in § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellten Personen genügt es, wenn die Vollmachtserklärung von dem Bevollmächtigten nachprüfbar festgehalten wird; die Vollmachtserklärung muss zudem einem bestimmten Intermediär etc. erteilt werden, vollständig sein und darf nur mit der Stimmrechtsausübung verbundene Erklärungen enthalten. Diese Empfänger von Vollmachten setzen aber ggf. eigene Formerfordernisse fest. Die Aktionäre werden gebeten, sich in einem solchen Fall rechtzeitig mit dem zu Bevollmächtigenden abzustimmen.
Auch Bevollmächtigte können nicht physisch an der Hauptversammlung teilnehmen. Sie können das Stimmrecht für die von ihnen vertretenen Aktionäre lediglich im Wege der elektronischen Briefwahl oder durch Erteilung von (Unter-)Vollmacht an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft ausüben. Die Nutzung des Aktionärsportals und damit auch der Zugang zur virtuellen Hauptversammlung setzt voraus, dass der Bevollmächtigte vom Vollmachtgeber die für den Zugang zum Aktionärsportal notwendige Kennung und Passwort erhält, sofern die Zugangsdaten nicht direkt an den Bevollmächtigten übersandt wurden.
Stimmrechtsvertretung durch weisungsgebundene Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft
Die Gesellschaft bietet ihren Aktionären an, sich in der Hauptversammlung durch von der Gesellschaft benannte, weisungsgebundene Stimmrechtsvertreter vertreten zu lassen. Auch in diesem Fall sind eine fristgerechte Anmeldung zur Hauptversammlung und ein Nachweis des Anteilsbesitzes entsprechend der vorstehenden Bestimmungen erforderlich. Nähere Informationen zur Stimmrechtsvertretung sowie ein entsprechendes Formular für die Erteilung von Vollmachten und Weisungen an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft erhalten die Aktionäre zusammen mit der Zugangskarte. Vollmachten und Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter müssen der Gesellschaft ebenfalls in Textform (§ 126b BGB) übermittelt werden. Ohne ausdrückliche Weisungen werden die Stimmrechtsvertreter der Albis Leasing AG das Stimmrecht nicht ausüben.
Falls die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter bereits vor der Hauptversammlung bevollmächtigt werden sollen, bitten wir aus organisatorischen Gründen, die Vollmachten und Weisungen spätestens bis einschließlich Dienstag, 11. Juli 2023, 24:00 Uhr (MESZ) (eingehend), an folgende Anschrift bzw. bis Mittwoch, 12. Juli 2023, 24:00 Uhr (MESZ), an folgende E-Mail-Adresse zu übermitteln:
Albis Leasing AG
c/o ITTEB GmbH & Co. KG
Vogelanger 25
86937 Scheuring
E-Mail: albis_leasing2023@itteb.de
Alternativ kann die Erteilung von Vollmacht und Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter ab Freitag, 30. Juni 2023, auch unter Nutzung des Aktionärsportals, das die Gesellschaft hierzu unter der Internetadresse
www.albis-leasing.de/investoren/hauptversammlung
zur Verfügung stellt, gemäß den dafür vorgesehenen Verfahren erfolgen. Über dieses Aktionärsportal können Vollmacht und Weisungen an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft ab Freitag, 30. Juni 2023, bis zum Ende der Abstimmung in der virtuellen Hauptversammlung durch den Versammlungsleiter erteilt, geändert oder widerrufen werden.
Erhalten die Stimmrechtsvertreter für ein und denselben Aktienbestand mehrfach eingegangene Erklärungen, hat die zuletzt eingegangene Erklärung Vorrang. Sollten auf unterschiedlichen Übermittlungswegen voneinander abweichende Erklärungen eingehen und nicht erkennbar sein, welche zuletzt eingegangen ist, werden diese in folgender Reihenfolge berücksichtigt: 1. über das passwortgeschützte Aktionärsportal, 2. per E-Mail und 3. auf dem Postweg übersandte Erklärungen.
Sollte zu einem Tagesordnungspunkt eine Einzelabstimmung durchgeführt werden, ohne dass dies im Vorfeld der Hauptversammlung mitgeteilt wurde, so gilt eine Weisung zu diesem Tagesordnungspunkt insgesamt auch als entsprechende Weisung für jeden Punkt der Einzelabstimmung.
Wir bitten um Beachtung, dass die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft nicht zur Ausübung des Rede- und Fragerechts, zur Stellung von Anträgen oder für die Erklärung von Widersprüchen gegen Hauptversammlungsbeschlüsse zur Verfügung stehen.
Bild- und Tonübertragung der Hauptversammlung im Internet / Zuschaltung
Angemeldete Aktionäre sowie ihre Bevollmächtigten können die gesamte Hauptversammlung am 13. Juli 2023 ab 11:00 Uhr (MESZ), über das Aktionärsportal, das die Gesellschaft über ihre Internetseite unter
www.albis-leasing.de/investoren/hauptversammlung
zur Verfügung stellt, live in Bild und Ton verfolgen.
Auch in diesem Fall sind eine fristgerechte Anmeldung zur Hauptversammlung und ein Nachweis des Anteilsbesitzes entsprechend der vorstehenden Bestimmungen erforderlich.
Bei Nutzung des Aktionärsportals während der Dauer der virtuellen Hauptversammlung am 13. Juli 2023 sind die Aktionäre bzw. ihre Bevollmächtigten elektronisch zur virtuellen Hauptversammlung zugeschaltet.
Rechte der Aktionäre
Anträge auf Ergänzung der Tagesordnung nach § 122 Abs. 2 AktG
Aktionäre, deren Anteile zusammen den zwanzigsten Teil des Grundkapitals oder den anteiligen Betrag von EUR 500.000,00 erreichen (sogenanntes Quorum) können gemäß § 122 Abs. 2 AktG verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekanntgemacht werden. Jedem neuen Gegenstand muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen.
Das Verlangen ist schriftlich an den Vorstand unter der unten genannten Anschrift zu richten und muss der Gesellschaft bis zum Montag, 12. Juni 2023, 24:00 Uhr (MESZ), zugegangen sein:
Albis Leasing AG,
Vorstand,
Ifflandstraße 4, 22087 Hamburg
Die Antragsteller haben nachzuweisen, dass sie seit mindestens 90 Tagen vor dem Tag des Zugangs des Verlangens Inhaber der Aktien sind und dass sie die Aktien bis zur Entscheidung des Vorstands über den Antrag halten (§ 122 Abs. 2, Abs. 1 S. 3 AktG).
Bekanntzumachende Ergänzungen der Tagesordnung werden unverzüglich nach Zugang des Verlangens im Bundesanzeiger bekanntgemacht und gemäß § 121 Abs. 4a AktG solchen Medien zur Veröffentlichung zugeleitet, bei denen davon ausgegangen werden kann, dass sie die Information in der gesamten Europäischen Union verbreiten. Sie werden außerdem über die Internetadresse der Gesellschaft unter
www.albis-leasing.de/investoren/hauptversammlung
zugänglich gemacht und den Aktionären mitgeteilt.
Gegenanträge nach § 126 Abs. 1 und 4 AktG
Aktionäre können der Gesellschaft Gegenanträge gegen Vorschläge von Vorstand und / oder Aufsichtsrat zu bestimmten Punkten der Tagesordnung übersenden. Gegenanträge, die der Gesellschaft unter der nachstehend angegebenen Adresse
Albis Leasing AG
Hauptversammlung
Ifflandstraße 4, 22087 Hamburg
E-Mail: hauptversammlung@albis-leasing.de
mindestens 14 Tage vor der Hauptversammlung, also spätestens bis Mittwoch, 28. Juni 2023, 24:00 Uhr (MESZ), mit einer Begründung zugegangen sind, werden einschließlich des Namens des Aktionärs, der Begründung und einer etwaigen Stellungnahme von Vorstand und/oder Aufsichtsrat unverzüglich über die Internetseite der Gesellschaft unter
www.albis-leasing.de/investoren/hauptversammlung
zugänglich gemacht. Anderweitig adressierte Gegenanträge werden nicht berücksichtigt.
In § 126 Abs. 2 AktG nennt das Gesetz Gründe, bei deren Vorliegen ein Gegenantrag und dessen Begründung nicht zugänglich gemacht werden müssen. Diese sind auf der Internetseite der Gesellschaft unter
www.albis-leasing.de/investoren/hauptversammlung
angegeben.
Gegenanträge von Aktionären bzw. ihren Bevollmächtigten, die gemäß § 126 AktG zugänglich zu machen sind, gelten als im Zeitpunkt der Zugänglichmachung gestellt. Die Gesellschaft ermöglicht, das Stimmrecht zu diesen Anträgen auszuüben, sobald der den Antrag stellende Aktionär ordnungsgemäß zur Hauptversammlung angemeldet und legitimiert ist.
Aktionäre bzw. ihre Bevollmächtigten, die elektronisch zu der Hauptversammlung zugeschaltet sind, haben darüber hinaus das Recht, in der Hauptversammlung im Rahmen ihres Rederechts Gegenanträge im Wege der Videokommunikation zu stellen.
Wahlvorschläge gemäß § 127 AktG
Aktionäre sind berechtigt, Wahlvorschläge zur Wahl des Abschlussprüfers oder zur Aufsichtsratswahl zu machen. Wahlvorschläge von Aktionären, die der Gesellschaft unter der nachstehend angegebenen Adresse
Albis Leasing AG
Hauptversammlung
Ifflandstraße 4, 22087 Hamburg
E-Mail: hauptversammlung@albis-leasing.de
mindestens 14 Tage vor der Hauptversammlung, also spätestens bis Mittwoch, 28. Juni 2023, 24:00 Uhr (MESZ), zugegangen sind, werden unverzüglich über die Internetseite der Gesellschaft unter
www.albis-leasing.de/investoren/hauptversammlung
zugänglich gemacht.
Anderweitig adressierte Wahlvorschläge werden nicht berücksichtigt. Wahlvorschläge von Aktionären müssen nur zugänglich gemacht werden, wenn sie den Namen, den ausgeübten Beruf, den Wohnort der vorgeschlagenen Person, bei Wahlvorschlägen für Aufsichtsratsmitglieder Angaben zu deren Mitgliedschaft in anderen gesetzlich zu bildenden Aufsichtsräten, sowie bei Wahlvorschlägen juristischer Personen als Abschlussprüfer die Firma und den Sitz enthalten (vgl. § 127 S. 3 i. V. m. §§ 124 Abs. 3 S. 4, 125 Abs. 1 S. 5 AktG). Wahlvorschläge müssen nicht begründet werden. Nach § 127 S. 1 i.V.m. § 126 Abs. 2 AktG gibt es weitere Gründe, bei deren Vorliegen Wahlvorschläge nicht über die Internetseite zugänglich gemacht werden müssen. Diese sind auf der Internetseite der Gesellschaft unter
www.albis-leasing.de/investoren/hauptversammlung
angegeben.
Wahlvorschläge von Aktionären bzw. ihren Bevollmächtigten, die gemäß § 127 AktG zugänglich zu machen sind, gelten als im Zeitpunkt der Zugänglichmachung gestellt. Die Gesellschaft ermöglicht, das Stimmrecht zu diesen Wahlvorschlägen auszuüben, sobald der den Wahlvorschlag unterbreitende Aktionär ordnungsgemäß zur Hauptversammlung angemeldet und legitimiert ist.
Aktionäre bzw. ihre Bevollmächtigten, die elektronisch zu der Hauptversammlung zugeschaltet sind, haben darüber hinaus das Recht, in der Hauptversammlung im Rahmen ihres Rederechts Wahlvorschläge im Wege der Videokommunikation zu stellen.
Recht zur Einreichung von Stellungnahmen gemäß § 130a Abs. 1 bis 4 AktG
Ordnungsgemäß zur Hauptversammlung angemeldete Aktionäre oder ihre Bevollmächtigten haben das Recht, nach § 130a Abs. 1 bis 4 AktG Stellungnahmen zu den Gegenständen der Tagesordnung im Wege elektronischer Kommunikation einzureichen. Die Einreichung der Stellungnahmen hat in Textform über das passwortgeschützte Aktionärsportal, welches auf der Internetseite der Gesellschaft unter
www.albis-leasing.de/investoren/hauptversammlung
erreichbar ist, gemäß den dafür vorgesehenen Verfahren bis spätestens 7. Juli 2023, 24:00 Uhr (MESZ), zu erfolgen. Der Umfang der Stellungnahme wird auf 10.000 Zeichen (einschließlich Leerzeichen) beschränkt.
Eingereichte Stellungnahmen zu den Gegenständen der Tagesordnung werden, soweit nicht ausnahmsweise von einer Zugänglichmachung nach § 130a Abs. 3 Satz 4 AktG abgesehen werden darf, einschließlich des Namens des Aktionärs spätestens am 8. Juli 2023, 24:00 Uhr (MESZ), im Aktionärsportal veröffentlicht. Das Zugänglichmachen ist damit auf ordnungsgemäß zu der Versammlung angemeldete Aktionäre bzw. deren Bevollmächtigte beschränkt.
Anträge und Wahlvorschläge, Fragen und Widersprüche gegen Beschlüsse der Hauptversammlung im Rahmen der in Textform über das Aktionärsportal eingereichten Stellungnahmen werden in der Hauptversammlung nicht berücksichtigt; das Stellen von Anträgen und das Unterbreiten von Wahlvorschlägen, die Ausübung des Auskunftsrechts sowie die Einlegung von Widersprüchen gegen Beschlüsse der Hauptversammlung sind ausschließlich auf den in dieser Einladung jeweils gesondert beschriebenen Wegen möglich.
Rederecht gemäß § 130a Abs. 5 und 6 AktG
Aktionäre oder ihre Bevollmächtigten, die elektronisch zu der Hauptversammlung zugeschaltet sind, haben in der Hauptversammlung ein Rederecht, das im Wege der Videokommunikation ausgeübt wird. Redebeiträge sind während der Hauptversammlung nach Aufforderung durch den Versammlungsleiter über das Aktionärsportal, welches auf der Internetseite der Gesellschaft unter
www.albis-leasing.de/investoren/hauptversammlung
erreichbar ist, anzumelden. Anträge und Wahlvorschläge nach § 118a Abs. 1 S. 2 Nr. 3 AktG sowie alle Arten von Auskunftsverlangen nach § 131 AktG dürfen Bestandteil des Redebeitrags sein.
Die Gesellschaft behält sich vor, die Funktionsfähigkeit der Videokommunikation zwischen den Aktionären bzw. ihren Bevollmächtigten und der Gesellschaft in der Hauptversammlung und vor dem Redebeitrag zu überprüfen und diesen zurückzuweisen, sofern die Funktionsfähigkeit nicht sichergestellt ist.
Um die Hauptversammlung in einem zeitlich angemessenen Rahmen durchzuführen, ist der Versammlungsleiter beim Vorliegen einer Vielzahl von Wortmeldungen nach §§ 130a Abs. 5 Satz 4, 131 Abs. 2 Satz 2 AktG i.V.m. § 13 Abs. 3 der Satzung der Gesellschaft ermächtigt, das Frage- und Rederecht der Aktionäre zeitlich angemessen zu beschränken.
Auskunftsrecht gemäß § 131 Abs. 1 AktG
Nach § 131 Abs. 1 AktG ist jedem Aktionär auf Verlangen in der Hauptversammlung vom Vorstand Auskunft zu geben über Angelegenheiten der Gesellschaft einschließlich der rechtlichen und geschäftlichen Beziehungen zu verbundenen Unternehmen sowie über die Lage des Konzerns und der in den Konzernabschluss einbezogenen Unternehmen, soweit sie zur sachgemäßen Beurteilung eines Gegenstands der Tagesordnung erforderlich ist. Außerdem besteht in der Hauptversammlung ein Nachfragerecht zu allen vom Vorstand gegebenen Antworten.
Das vorgenannte Auskunftsrecht nach § 131 Abs. 1 AktG kann nach Maßgabe der Festlegung des Versammlungsleiters in der Hauptversammlung ausschließlich im Wege der elektronischen Kommunikation durch Videokommunikation wahrgenommen werden. Eine anderweitige Einreichung von Fragen im Wege anderer elektronischer oder sonstigen Kommunikation ist weder vor noch während der Hauptversammlung vorgesehen.
Im Rahmen der virtuellen Hauptversammlung wird gewährleistet, dass Aktionäre bzw. ihre Bevollmächtigten, die elektronisch zu der Hauptversammlung zugeschaltet sind, ihr Verlangen nach § 131 Abs. 4 Satz 1 AktG sowie ihr Verlangen nach § 131 Abs. 5 Satz 1 AktG außer im Wege der Videokommunikation, also im Rahmen des Rederechts, auch im Wege der elektronischen Kommunikation über das Aktionärsportal auf der Internetseite der Gesellschaft unter
www.albis-leasing.de/investoren/hauptversammlung
gemäß den dafür vorgesehenen Verfahren in der Hauptversammlung übermitteln können.
Um die Hauptversammlung in einem zeitlich angemessenen Rahmen durchzuführen, ist der Versammlungsleiter beim Vorliegen einer Vielzahl von Wortmeldungen nach § 131 Abs. 2 Satz 2 AktG in Verbindung mit § 13 Abs. 3 der Satzung der Gesellschaft ermächtigt, das Frage- und Rederecht der Aktionäre zeitlich angemessen zu beschränken.
Widerspruch gegen Beschlüsse der Hauptversammlung gemäß § 118a Abs. 1 S. 2 Nr. 8 in Verbindung mit § 245 Aktiengesetz
Aktionäre oder ihre Bevollmächtigten, die elektronisch zu der Hauptversammlung zugeschaltet sind, haben das Recht, vom Beginn der virtuellen Hauptversammlung am 13. Juli 2023 an bis zu ihrem Ende über das Aktionärsportal, welches unter
www.albis-leasing.de/investoren/hauptversammlung
zugänglich ist, im Wege der elektronischen Kommunikation Widerspruch gegen Beschlüsse der Hauptversammlung zur Niederschrift des Notars zu erklären. Eine anderweitige Form der Übermittlung von Widersprüchen ist ausgeschlossen. Die Gesellschaft weist nochmals darauf hin, dass die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter keine Weisungen zum Einlegen von Widersprüchen entgegennehmen.
Informationen auf der Internetseite der Gesellschaft
Ab der Einberufung der Hauptversammlung werden nachfolgende Unterlagen auf der Internetseite der Gesellschaft unter
www.albis-leasing.de/investoren/hauptversammlung
zugänglich gemacht:
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der festgestellte Jahresabschluss der Albis Leasing AG für das Geschäftsjahr 2022; |
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der Lagebericht der Albis Leasing AG für das Geschäftsjahr 2022; |
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der gebilligte Konzernabschluss der Albis Leasing AG für das Geschäftsjahr 2022; |
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der Konzernlagebericht für das Geschäftsjahr 2022; |
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der Bericht des Aufsichtsrats; |
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der erläuternde Bericht des Vorstands zu den Angaben nach §§ 289a, 315a HGB; |
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der Vorschlag des Vorstands für die Verwendung des Bilanzgewinns für das Geschäftsjahr 2022; |
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die Einladung zur Hauptversammlung; |
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Angaben gemäß § 125 AktG in Verbindung mit der Durchführungsverordnung (EU) 2018/1212 (EU-DVO); |
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der Vergütungsbericht für das Geschäftsjahr 2022 zu TOP 6 einschließlich des Vermerks über die Prüfung des Vergütungsberichts; |
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das angepasste Vergütungssystem für die Vorstandsmitglieder zu TOP 7; |
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die weiteren gemäß § 124a AktG zu veröffentlichenden Informationen; |
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weitergehende Erläuterungen zu den Rechten der Aktionäre nach § 122 Abs. 2, § 118a Abs. 1 S. 2 Nr. 3 in Verbindung mit §§ 126 Abs. 1 und 4, 127, § 130a Abs. 1 bis 6, § 131 Abs. 1, § 118a Abs. 1 S. 2 Nr. 8 in Verbindung mit § 245 AktG; |
• |
die aktuelle Satzung der Gesellschaft. |
Die Unterlagen werden den Aktionären auch während der virtuellen Hauptversammlung am 13. Juli 2023 über die Internetseite der Gesellschaft zugänglich gemacht. Nach der Hauptversammlung werden die Abstimmungsergebnisse auf der Internetseite der Gesellschaft veröffentlicht.
Hamburg, im Mai 2023
Albis Leasing AG
Der Vorstand
Informationen zum Datenschutz für Aktionäre
Die Albis Leasing AG verarbeitet als Verantwortliche im Sinne des Datenschutzrechts personenbezogene Daten ihrer Aktionäre und deren Bevollmächtigte und Stimmrechtsvertreter (Name, Vorname, Anschrift, Sitz / Wohnort, E-Mail-Adresse, Aktienanzahl, Besitzart der Aktien und Nummer der Zugangskarte), um ihren gesetzlichen Pflichten nachzukommen und den Aktionären die Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und die Ausübung ihrer Rechte zu ermöglichen. Die Datenverarbeitung ist für die Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung zwingend erforderlich, damit die Aktionäre über das Aktionärsportal die virtuelle Hauptversammlung in Bild und Ton verfolgen und darüber Aktionärsrechte ausüben können. Auch ist sie für die Führung des Teilnehmerverzeichnisses im Rahmen der Hauptversammlung relevant, ebenso wie für die Durchführung der Briefwahlen. Die personenbezogenen Daten werden im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften Aktionären und Aktionärsvertretern sowie Dritten im Zusammenhang mit der virtuellen Hauptversammlung zur Verfügung gestellt. Insbesondere können Aktionäre und Aktionärsvertreter, die an der virtuellen Hauptversammlung teilnehmen, unter Angabe des Namens, des Wohnorts, der Aktienzahl und der Besitzart in das gemäß § 129 Abs. 1 S. 2 AktG aufzustellende Teilnehmerverzeichnis der virtuellen Hauptversammlung eingetragen werden. Diese Daten können von anderen Aktionären und Hauptversammlungsteilnehmern während der virtuellen Hauptversammlung und von Aktionären bis zu zwei Jahre danach gemäß § 129 Abs. 4 AktG eingesehen werden. Hinsichtlich der Übermittlung personenbezogener Daten an Dritte im Rahmen einer Bekanntmachung von Aktionärsverlangen auf Ergänzung der Tagesordnung sowie von Gegenanträgen und Wahlvorschlägen von Aktionären wird auf die obigen Erläuterungen verwiesen.
Die Daten werden der Albis Leasing AG von den jeweiligen Kreditinstituten bzw. Intermediären übermittelt, mit Ausnahme der Nummer der Zugangskarte, die von dem für die Durchführung der virtuellen Hauptversammlung zuständigen externen Dienstleister übermittelt wird. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Artikel 6 Abs. 1 S. 1 lit. c der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Daten über die Teilnahme an Hauptversammlungen werden solange aufbewahrt, wie dies gesetzlich geboten ist oder die Gesellschaft ein berechtigtes Interesse an der Speicherung hat (z.B. im Falle gerichtlicher oder außergerichtlicher Streitigkeiten anlässlich der Hauptversammlung).
Für die virtuelle Hauptversammlung werden zusätzliche personenbezogene Daten in sogenannten „Logfiles“ verarbeitet, um die Virtualisierung technisch zu ermöglichen und deren Administration zu vereinfachen. Dies betrifft z.B. Ihre IP-Adresse, den von Ihnen verwendeten Webbrowser sowie Datum und Uhrzeit des Aufrufs. Die Gesellschaft verwendet diese Daten zu keinen anderen Zwecken als hier angegeben. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Artikel 6 Abs 1 S. 1 lit. f DSGVO.
Die Albis Leasing AG bedient sich externer Dienstleister (Hauptversammlungs-Agentur, Bank, Notar, Rechtsanwälte) für die Ausrichtung der Hauptversammlung und wird diesen zur Erfüllung ihrer Tätigkeiten, soweit erforderlich, auch personenbezogene Daten zugänglich machen. Mit diesen Dienstleistern wird, soweit erforderlich, ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß § 28 DSGVO geschlossen. In jedem Fall dürfen die Dienstleister die personenbezogenen Daten der Aktionäre ausschließlich im Rahmen der Erbringung ihrer Dienstleistungen bzw. der Durchführung ihres Auftrages verarbeiten und müssen die Daten vertraulich behandeln. Eine Datenübermittlung in Drittländer oder an internationale Organisationen erfolgt nicht.
Im Rahmen der Beantwortung der Fragen während der Hauptversammlung wird der Name des Fragestellers grundsätzlich offengelegt (soweit Fragen individuell beantwortet werden). Falls ein Aktionär dies nicht wünscht, kann der Aktionär dem widersprechen, indem er einen entsprechenden Hinweis zusammen mit der Frage übermittelt.
Den Aktionären steht bei Vorliegen der jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Auskunft nach Artikel 15 DSGVO, auf Berichtigung nach Artikel 16 DSGVO, auf Löschung nach Artikel 17 DSGVO, auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 DSGVO sowie auf Datenübertragbarkeit nach Artikel 20 DSGVO zu. Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei der zuständigen Datenschutzbehörde nach Artikel 77 DSGVO.
Die Aktionäre können ihre Rechte unmittelbar gegenüber folgender Kontaktadresse geltend machen:
Albis Leasing AG
vertreten durch die Vorstandsmitglieder Sascha Lerchl und Andreas Arndt
Ifflandstraße 4
22087 Hamburg
E-Mail: dsk@albis-leasing.de
Der Datenschutzbeauftragte der Gesellschaft ist erreichbar unter Albis-Datenschutz@nbs-partners.de oder unter unserer Postadresse mit dem Zusatz „der Datenschutzbeauftragte“.
Die Erforderlichkeit der Bereitstellung von Aktionärsdaten zur Einberufung einer Hauptversammlung folgt aus dem Gesetz. Ohne die Bereitstellung Ihrer Daten ist die Einberufung / Durchführung einer Hauptversammlung nicht möglich. Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling findet nicht statt.
Weitere Informationen zum Datenschutz und zum Widerspruchsrecht aus Art. 21 DSGVO können unserer Datenschutzerklärung unter
www.albis-leasing.de/datenschutz
entnommen werden.