Verfahren für die Stimmabgabe
Bevollmächtigung
Die Aktionäre können ihr Stimmrecht in der Hauptversammlung auch durch einen Bevollmächtigten, z.B. einen Intermediär, eine
Aktionärsvereinigung, einen Stimmrechtsberater oder eine andere Person ihrer Wahl ausüben lassen. Auch in diesem Fall ist
der fristgerechte Nachweis des Anteilsbesitzes – wie vorstehend beschrieben – erforderlich. Die Erteilung der Vollmacht und
ihr etwaiger Widerruf können gegenüber dem Bevollmächtigten oder gegenüber der Gesellschaft erfolgen. Bevollmächtigt der Aktionär
mehr als eine Person, so kann die Gesellschaft eine oder mehrere von diesen Personen zurückweisen.
Wenn weder ein Intermediär (z.B. ein Kreditinstitut), noch eine Aktionärsvereinigung, ein Stimmrechtsberater oder eine andere
der in § 135 AktG gleichgestellten Personen bevollmächtigt wird, bedürfen die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der
Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft der Textform. Ein Formular, von dem bei der Vollmachtserteilung Gebrauch
gemacht werden kann, wird den Aktionären zusammen mit der Zugangskarte zur Hauptversammlung übermittelt. Darüber hinaus kann
das Formular auch auf der Internetseite der Gesellschaft unter
www.ifasystems.de/ueber-ifa/investor-relations/hauptversammlungen/
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heruntergeladen werden.
Der Nachweis der Bevollmächtigung kann per Post oder E-Mail bis zum Ablauf des 28. April 2021, 24:00 Uhr, an folgende Anschrift oder E-Mail-Adresse übermittelt, geändert oder widerrufen werden (die Nutzung einer der genannten
Übermittlungsmöglichkeiten genügt):
ifa systems AG
c/o ITTEB GmbH & Co. KG
Vogelanger 25
86937 Scheuring
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E-Mail: ifasystems2021@itteb.de
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Alternativ kann das Aktionärsportal, welches auf der Internetseite der Gesellschaft unter
www.ifasystems.de/ueber-ifa/investor-relations/hauptversammlungen/
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erreichbar ist, genutzt werden. Bevollmächtigungen können gemäß den dafür vorgesehenen Verfahren bis zum Beginn der Abstimmung
in der virtuellen Hauptversammlung übermittelt, geändert oder widerrufen werden.
Vorstehende Übermittlungswege stehen jeweils bis zu den vorstehend genannten Zeitpunkten auch zur Verfügung, wenn die Erteilung
der Vollmacht durch Erklärung gegenüber der Gesellschaft erfolgen soll; ein gesonderter Nachweis über die Erteilung der Bevollmächtigung
erübrigt sich in diesem Fall. Auch der Widerruf einer bereits erteilten Vollmacht kann auf den vorgenannten Übermittlungswegen
jeweils bis zu den vorstehend genannten Zeitpunkten unmittelbar gegenüber der Gesellschaft erklärt werden.
Intermediäre, Aktionärsvereinigungen, Stimmrechtsberater und andere in § 135 AktG gleichgestellte Personen können für ihre
eigene Bevollmächtigung abweichende Regelungen vorsehen. Die Aktionäre werden gebeten, sich in einem solchen Fall rechtzeitig
mit der zu bevollmächtigenden Person oder Institution über Form und Verfahren der Vollmachtserteilung abzustimmen.
Auch Bevollmächtigte können nicht physisch an der Hauptversammlung teilnehmen. Sie können das Stimmrecht für die von ihnen
vertretenen Aktionäre lediglich im Rahmen ihrer jeweiligen Vollmacht im Wege der elektronischen Briefwahl oder durch (Unter-)Bevollmächtigung
der weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft ausüben. Die Nutzung des Aktionärsportals setzt voraus, dass
der Bevollmächtigte vom Vollmachtgeber die für den Zugang zum Aktionärsportal notwendigen Zugangsdaten erhält.
Stimmrechtsvertretung durch weisungsgebundene Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft
Aktionäre können sich auch durch die von der Gesellschaft benannten weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreter vertreten lassen.
Auch in diesem Fall ist der fristgerechte Nachweis des Anteilsbesitzes – wie vorstehend beschrieben – erforderlich. Die Vollmacht
an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft, ihre Änderung und ihr Widerruf bedürfen der Textform.
Vollmachten und Weisungen an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft können per Post oder E-Mail an die vorstehend im Abschnitt
“Bevollmächtigung” genannte Anschrift oder E-Mail-Adresse bis zum Ablauf des 28. April 2021, 24:00 Uhr, erteilt, geändert oder widerrufen werden.
Ein Formular, von dem bei der Vollmachts- und Weisungserteilung Gebrauch gemacht werden kann, wird den Aktionären zusammen
mit der Zugangskarte zur Hauptversammlung übermittelt.
Ein entsprechendes Formular steht auch auf der Internetseite der Gesellschaft unter
www.ifasystems.de/ueber-ifa/investor-relations/hauptversammlungen/
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zum Download zur Verfügung.
Alternativ kann das Aktionärsportal, welches auf der Internetseite der Gesellschaft unter
www.ifasystems.de/ueber-ifa/investor-relations/hauptversammlungen/
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erreichbar ist, genutzt werden. Vollmachten und Weisungen an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft können gemäß den dafür
vorgesehenen Verfahren bis zum Beginn der Abstimmung in der virtuellen Hauptversammlung erteilt, geändert oder widerrufen
werden.
Erhalten die Stimmrechtsvertreter für ein und denselben Aktienbestand bis zum 28. April 2021, 24:00 Uhr, sowohl mittels des Vollmachts- und Weisungsformulars als auch über das Aktionärsportal Vollmacht und Weisungen, werden diese
unabhängig von den Eingangsdaten in folgender Reihenfolge berücksichtigt: 1. über das Aktionärsportal, 2. per E-Mail, 3. auf
dem Postweg übersandte Erklärungen.
Bei einer Bevollmächtigung der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter müssen diesen in jedem Falle Weisungen
für die Ausübung des Stimmrechts erteilt werden. Die Stimmrechtsvertreter sind verpflichtet, entsprechend den ihnen erteilten
Weisungen abzustimmen. Soweit zu einzelnen Tagesordnungspunkten keine Weisung erteilt wird, muss sich der Stimmrechtsvertreter
bei diesen Punkten der Stimme enthalten. Die Stimmrechtsvertreter nehmen keine Vollmachten zur Erklärung von Widersprüchen
gegen Hauptversammlungsbeschlüsse, zur Stellung von Fragen oder Anträgen entgegen.
Stimmabgabe im Wege der elektronischen Briefwahl
Aktionäre können ihr Stimmrecht auch im Wege der elektronischen Briefwahl abgeben. Auch in diesem Fall ist der fristgerechte
Nachweis des Anteilsbesitzes – wie vorstehend beschrieben – erforderlich.
Elektronische Briefwahlstimmen können ausschließlich über das Aktionärsportal auf der Internetseite der Gesellschaft unter
www.ifasystems.de/ueber-ifa/investor-relations/hauptversammlungen/
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bis zum Beginn der Abstimmung in der virtuellen Hauptversammlung abgegeben, geändert oder widerrufen werden. Es wird darauf
hingewiesen, dass andere Kommunikationswege für die elektronische Briefwahl nicht zur Verfügung stehen.
Auch bevollmächtigte Intermediäre, Aktionärsvereinigungen und Stimmrechtsberater oder sonstige gemäß § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellte
Personen und Institutionen können sich der elektronischen Briefwahl bedienen.
Sollte zu einem Tagesordnungspunkt eine Einzelabstimmung durchgeführt werden, ohne dass dies im Vorfeld der Hauptversammlung
mitgeteilt wurde, so gelten die Weisung an die Stimmrechtsvertreter und die Stimmabgabe im Wege der elektronischen Briefwahl
zu diesem Tagesordnungspunkt insgesamt auch als entsprechende Weisung für jeden Punkt der Einzelabstimmung.
Bestätigung über die Stimmenzählung gemäß § 129 Abs. 5 AktG
Den Aktionären wird im Aktionärsportal eine Bestätigung über die Stimmenzählung gemäß § 129 Abs. 5 AktG bereitgestellt, die
der Abstimmende innerhalb eines Monats nach dem Tag der Hauptversammlung herunterladen kann.
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