IFM IMMOBILIEN AG
Heidelberg
ISIN DE 000A0JDU97 WKN A0JDU9
Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung 2015
Wir laden hiermit unsere Aktionärinnen und Aktionäre ein zu der
am Mittwoch, den 13. Mai 2015, um 11 Uhr
im Konferenzsaal 2 (1. Obergeschoss) des Frankfurter Presseclubs, Ulmenstr. 20, 60325 Frankfurt am Main, stattfindenden
ordentlichen Hauptversammlung.
Tagesordnung
1. |
Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses und des Lageberichts der Gesellschaft für das Geschäftsjahr zum 31. Dezember
2014 einschließlich des erläuternden Berichts des Vorstands zu den Angaben nach den § 289 Abs. 4, Abs. 5 des Handelsgesetzbuchs
sowie des Berichts des Aufsichtsrats über das Geschäftsjahr 2014
Der Aufsichtsrat hat den Jahresabschluss der IFM Immobilien AG für das Geschäftsjahr zum 31. Dezember 2014 gebilligt und damit
nach den aktienrechtlichen Vorschriften festgestellt. Eine Beschlussfassung der Hauptversammlung zu diesem Tagesordnungspunkt
ist daher nicht erforderlich.
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2. |
Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns
Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Bilanzgewinn der IFM Immobilien AG in dem Geschäftsjahr zum 31. Dezember 2014
in Höhe von EUR 14.592.711,37 wie folgt zu verwenden:
a) |
Ausschüttung an die Aktionäre durch Zahlung einer Dividende in Höhe von EUR 0,16 je dividendenberechtigter Stückaktie (insgesamt 9.525.999 dividendenberechtigte Stückaktien)
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EUR |
1.524.159,84 |
b)
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Gewinnvortrag
|
EUR
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13.068.551,53
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Bilanzgewinn |
EUR |
14.592.711,37 |
Bei dem Gewinnverwendungsvorschlag sind die zum Zeitpunkt des Gewinnverwendungsvorschlags dividendenberechtigten Aktien berücksichtigt.
Sofern sich die Zahl der für das Geschäftsjahr 2014 dividendenberechtigten Aktien bis zur Hauptversammlung verändert, werden
Vorstand und Aufsichtsrat in der Hauptversammlung einen entsprechend angepassten Beschlussvorschlag, welcher unverändert eine
Dividende von EUR 0,16 je dividendenberechtigte Aktie vorsehen wird, zur Abstimmung stellen. Zum Zeitpunkt der Einberufung
besitzt die Gesellschaft keine eigenen Aktien.
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3. |
Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands für das Geschäftsjahr 2014
Aufsichtsrat und Vorstand schlagen vor, den im Geschäftsjahr zum 31. Dezember 2014 amtierenden Mitgliedern des Vorstands für
dieses Geschäftsjahr Entlastung zu erteilen.
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4. |
Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2014
Aufsichtsrat und Vorstand schlagen vor, den im Geschäftsjahr zum 31. Dezember 2014 amtierenden Mitgliedern des Aufsichtsrats
für dieses Geschäftsjahr Entlastung zu erteilen.
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5. |
Beschlussfassung über die Bestellung des Abschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2015
Der Aufsichtsrat schlägt vor, die FALK GmbH & Co. KG, Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Steuerberatungsgesellschaft, Heidelberg,
zum Abschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2015 zu bestellen.
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6. |
Beschlussfassung über die Änderung von Ziff. 16 Abs. (5) der Satzung der Gesellschaft
Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, die Satzung der Gesellschaft in Ziff. 16 Abs. (5) wie folgt zu ändern und Ziff. 16
Abs. (5) der Satzung der Gesellschaft wie folgt neu zu fassen:
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‘(5) Die Gesellschaft kann Stimmrechtsvertreter für die Ausübung des Stimmrechts der Aktionäre nach deren Weisung benennen.
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Der Vorstand wird ermächtigt, in der Einberufung der Hauptversammlung Einzelheiten zu Form und Fristen für die Bevollmächtigung
der Stimmrechtsvertreter und deren Widerruf und Nachweis sowie für die Weisung und deren Änderung und Widerruf bekannt zu
machen.‘
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Unterlagen und Berichte; Hinweis auf die Internetseite der Gesellschaft
Diese Einberufung, die der Hauptversammlung zugänglich zu machenden Unterlagen sowie weitere Informationen im Zusammenhang
mit der Hauptversammlung stehen ab Einberufung der Hauptversammlung auf der Internetseite der Gesellschaft unter http://www.ifm.ag/de/hauptversammlung.html
zur Verfügung. Die Abstimmungsergebnisse werden nach der Hauptversammlung unter derselben Internetadresse bekannt gegeben.
Diese Einberufung, der festgestellte Jahresabschluss der Gesellschaft und der Lagebericht für das Geschäftsjahr zum 31. Dezember
2014 (einschließlich des erläuternden Berichts des Vorstands zu den Angaben nach § 289 Abs. 4, Abs. 5 des Handelsgesetzbuchs),
der Vorschlag des Vorstands für die Verwendung des Bilanzgewinns sowie der Bericht des Aufsichtsrats liegen ab Einberufung
der Hauptversammlung auch in den Geschäftsräumen der Gesellschaft (Adresse: Karl-Ludwig-Straße 2, 69117 Heidelberg) zur Einsicht
aus und werden auch in der Hauptversammlung zur Einsicht ausliegen.
Voraussetzungen für die Teilnahme an der Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts (mit Nachweisstichtag nach § 121
Abs. 3 Satz 3 AktG sowie Erklärung von dessen Bedeutung)
Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind diejenigen Aktionäre der Gesellschaft berechtigt,
die sich vor der Versammlung in deutscher oder englischer Sprache bei der nachfolgend angegebenen Adresse, Telefax-Nummer
oder E-Mail-Adresse rechtzeitig angemeldet haben:
IFM Immobilien AG
c/o Better Orange IR & HV AG
Haidelweg 48
81241 München
Deutschland
Telefax: +49 (0) 89 889 690 633
E-Mail: anmeldung@better-orange.de
Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt für die Teilnahme an der Hauptversammlung bzw. die Ausübung des Stimmrechts als Aktionär
nur, wer seine Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung bzw. für die Ausübung des Stimmrechts der Gesellschaft nachgewiesen
hat. Als ein solcher Nachweis reicht ein in Textform (§ 126b BGB) von der Depotbank des Aktionärs in deutscher oder englischer
Sprache erstellter besonderer Nachweis des Anteilsbesitzes aus. Dieser Nachweis hat sich auf den Beginn des 21. Tages vor
der Hauptversammlung, also auf den 22. April 2015, 00:00 Uhr Ortszeit am Sitz der Gesellschaft, (‘Nachweisstichtag’) zu beziehen.
Aktionäre können über ihre Aktien auch nach erfolgter Anmeldung weiterhin frei verfügen. Auch bei vollständiger oder teilweiser
Veräußerung von Aktien nach dem Nachweisstichtag ist für die Teilnahme und den Umfang des Stimmrechts ausschließlich der Aktienbesitz
zum Nachweisstichtag maßgebend. Personen, die zum Nachweisstichtag keine Aktien besitzen und erst danach Aktionär werden,
sind zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts nicht berechtigt, es sei denn, sie lassen sich
bevollmächtigen oder zur Rechtsausübung ermächtigen. Der Nachweisstichtag hat keine Bedeutung für die Dividendenberechtigung.
Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts ist es erforderlich, dass die Anmeldung und der vorgenannte
Nachweis der IFM Immobilien AG spätestens am 6. Mai 2015, 24:00 Uhr Ortszeit am Sitz der Gesellschaft, unter der vorgenannten
Adresse, Telefax-Nummer oder E-Mail-Adresse zugehen.
Nach Zugang des Nachweises wird dem Aktionär die Eintrittskarte für die Hauptversammlung übersandt. Um den rechtzeitigen Erhalt
der Eintrittskarten sicherzustellen, werden die Aktionäre gebeten, sich frühzeitig anzumelden und für den Nachweis ihres Anteilsbesitzes
Sorge zu tragen. Die Eintrittskarten sind lediglich organisatorische Hilfsmittel und keine Voraussetzung für die Teilnahme
an der Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts.
Verfahren für die Stimmabgabe/Stimmrechtsvertretung
Aktionäre können ihr Stimmrecht in der Hauptversammlung auch durch einen Bevollmächtigten, z.B. ein Kreditinstitut, eine Aktionärsvereinigung
oder eine andere Person ihrer Wahl, ausüben lassen. Auch in diesen Fällen sind eine fristgerechte Anmeldung und der Nachweis
der Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts erforderlich.
Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft müssen gemäß dem
Aktiengesetz in Textform (§ 126b BGB) erfolgen, es sei denn, sie sind an ein Kreditinstitut, eine Vereinigung von Aktionären
oder sonstige von § 135 Abs. 8 AktG oder §§ 135 Abs. 10 i. V. m. 125 Abs. 5 AktG erfasste Personen oder Institutionen gerichtet.
Wir weisen jedoch darauf hin, dass in diesen Fällen die zu bevollmächtigenden Personen möglicherweise eine besondere Form
der Vollmacht verlangen, weil sie gemäß § 135 AktG die Vollmacht nachprüfbar festhalten müssen. Wenn Sie ein Kreditinstitut,
eine Aktionärsvereinigung oder eine andere nach § 135 AktG gleichgestellte Institution oder Person bevollmächtigen wollen,
bitten wir Sie daher, sich mit diesen Institutionen oder Personen über eine mögliche Form der Vollmacht abzustimmen.
Die Bevollmächtigung kann nachgewiesen werden durch Vorweisen der Vollmacht bei der Einlasskontrolle am Tag der Hauptversammlung
oder durch die vorherige Übermittlung des Nachweises der Bevollmächtigung oder der Bevollmächtigung selbst an folgende Adresse,
Telefax-Nummer oder E-Mail-Adresse:
IFM Immobilien AG
c/o Better Orange IR & HV AG
Haidelweg 48
81241 München
Deutschland
Telefax: +49 (0)89 889 690 655
E-Mail: ifm@better-orange.de
Ein Formular, das für die Erteilung einer Vollmacht verwendet werden kann, befindet sich auf der Rückseite der Eintrittskarte,
welche Aktionären nach der oben beschriebenen form- und fristgerechten Anmeldung zugeschickt wird und steht auch zum Download
unter http://www.ifm.ag/de/hauptversammlung.html zur Verfügung. Die Benutzung dieses Formulars ist nicht zwingend.
Bevollmächtigt ein Aktionär mehr als eine Person, so kann die Gesellschaft eine oder mehrere von diesen zurückweisen.
Den Aktionären wird auch angeboten, von der Gesellschaft benannte weisungsgebundene Stimmrechtsvertreter (Mitarbeiter der
Gesellschaft) bereits vor oder in der Hauptversammlung zu bevollmächtigen. Soweit von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter
bevollmächtigt werden, müssen diesen in jedem Fall Weisungen für die Ausübung des Stimmrechts erteilt werden. Die Stimmrechtsvertreter
der Gesellschaft sind verpflichtet, das Stimmrecht zu den Tagesordnungspunkten ausschließlich gemäß den Weisungen des Aktionärs
zu den in der Einberufung der Hauptversammlung bekannt gemachten Beschlussvorschlägen der Verwaltung auszuüben. Den Stimmrechtsvertretern
steht bei der Ausübung des Stimmrechts kein eigener Ermessensspielraum zu. Bei Abstimmungen, für die keine ausdrückliche Weisung
erteilt wurde, enthalten sich die Stimmrechtsvertreter der Stimme. Die Beauftragung der Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft
zur Widerspruchserklärung sowie der Stellung von Anträgen und Fragen ist nicht möglich. Zu beachten ist ferner, dass die Stimmrechtsvertreter
der Gesellschaft im Hinblick auf Abstimmungen über eventuelle, erst in der Hauptversammlung vorgebrachte Gegenanträge oder
Wahlvorschläge oder sonstige nicht im Vorfeld der Hauptversammlung mitgeteilte Anträge nicht bevollmächtigt und ihnen diesbezüglich
auch keine Weisungen erteilt werden können.
Ein Formular, das zur Vollmachts- und Weisungserteilung an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft verwendet werden kann,
erhalten Aktionäre zusammen mit der Eintrittskarte, welche ihnen nach der oben beschriebenen form- und fristgerechten Anmeldung
zugeschickt wird und steht auch unter http://www.ifm.ag/de/hauptversammlung.html zum Download zur Verfügung. Die Benutzung
dieses Formulars ist nicht zwingend.
Damit die Stimmrechtsvertreter die überlassenen Vollmachten und Weisungen in der Hauptversammlung ausüben können, bitten wir
aus organisatorischen Gründen und ohne dass dies rechtlich zwingend wäre, die Bevollmächtigung der Stimmrechtsvertreter bzw.
der Nachweis hierüber zusammen mit den Weisungen spätestens mit Ablauf des 12. Mai 2015 an die oben genannte Adresse, Telefax-Nummer
oder E-Mail-Adresse zu übermitteln. Darüber hinaus bieten wir form- und fristgerecht angemeldeten und in der Hauptversammlung
erschienenen Aktionären, Aktionärsvertretern bzw. deren Bevollmächtigten an, die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft auch
direkt in der Hauptversammlung bis zum Beginn der Abstimmungen mit der weisungsgebundenen Ausübung des Stimmrechts zu bevollmächtigen.
Erläuterungen zu den Rechten der Aktionäre nach § 122 Abs. 2, § 126 Abs. 1, § 127, § 131 AktG
Anträge und Wahlvorschläge von Aktionären gemäß §§ 126 Abs. 1, 127 AktG
Aktionäre können in der Hauptversammlung Anträge und gegebenenfalls auch Wahlvorschläge zu Punkten der Tagesordnung sowie
zur Geschäftsordnung stellen, ohne dass es hierfür vor der Hauptversammlung einer Ankündigung, Veröffentlichung oder sonstigen
besonderen Handlung bedarf.
Aktionäre können aber auch bereits vor der Hauptversammlung Gegenanträge gegen einen Vorschlag von Vorstand und/oder Aufsichtsrat
zu Punkten der Tagesordnung sowie Wahlvorschläge übersenden. Gegenanträge müssen mit einer Begründung versehen sein. Gegenanträge,
Wahlvorschläge und damit zusammenhängende Anfragen von Aktionären zur Hauptversammlung sind ausschließlich an die nachstehende
Adresse, Telefax-Nummer oder E-Mail-Adresse zu richten. Anderweitig adressierte Gegenanträge und Wahlvorschläge werden nicht
berücksichtigt.
IFM Immobilien AG
c/o Better Orange IR & HV AG
Haidelweg 48
81241 München
Deutschland
Telefax: +49 (0) 89 889 690 666
E-Mail: ifm@better-orange.de
Zugänglich zu machende Anträge von Aktionären zur Tagesordnung einschließlich zugänglich zu machender Begründungen und Wahlvorschläge
von Aktionären werden einschließlich des Namens des Aktionärs nach ihrem Eingang im Internet unter http://www.ifm.ag/de/hauptversammlung.html
zugänglich gemacht, wenn die Anträge mit Begründung bzw. die Wahlvorschläge (welche nicht begründet zu werden brauchen) mindestens
14 Tage vor der Hauptversammlung, d.h. spätestens bis zum 28. April 2015, 24:00 Uhr Ortszeit am Sitz der Gesellschaft, bei
der Gesellschaft eingehen.
Eventuelle Stellungnahmen der Verwaltung zu den Gegenanträgen werden ebenfalls unter der genannten Internetadresse veröffentlicht.
Ein Gegenantrag und seine Begründung brauchen unter den Voraussetzungen des § 126 Abs. 2 Satz 1 AktG nicht zugänglich gemacht
werden; die Begründung eines Gegenantrages braucht gemäß § 126 Abs. 2 Satz 2 AktG nicht zugänglich gemacht werden, wenn sie
insgesamt mehr als 5.000 Zeichen (ohne Leerzeichen) beträgt. Zusätzlich zu den in § 126 Abs. 2 AktG genannten Gründen braucht
ein Wahlvorschlag auch dann nicht zugänglich gemacht zu werden, wenn er nicht Namen, ausgeübten Beruf und Wohnort des Kandidaten
enthält. Vorschläge zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern (sofern dies Gegenstand der Tagesordnung ist) müssen auch dann nicht
zugänglich gemacht werden, wenn ihnen keine Angaben zu Mitgliedschaften des vorgeschlagenen Kandidaten in anderen gesetzlich
zu bildenden Aufsichtsräten im Sinne von § 125 Abs. 1 Satz 5 AktG beigefügt sind.
Wir weisen darauf hin, dass Gegenanträge und Wahlvorschläge, die der Gesellschaft vorab fristgerecht übermittelt worden sind,
in der Hauptversammlung nur dann Beachtung finden, wenn sie während der Hauptversammlung mündlich gestellt werden.
Anträge auf Ergänzung der Tagesordnung gemäß § 122 Abs. 2 AktG
Aktionäre, deren Anteile zusammen den zwanzigsten Teil des Grundkapitals oder den anteiligen Betrag von 500.000 Euro erreichen,
können verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekannt gemacht werden. Das Verlangen muss schriftlich
(§ 126 BGB) an den Vorstand der Gesellschaft (Adresse: IFM Immobilien AG, Vorstand, Karl-Ludwig-Straße 2, 69117 Heidelberg)
gerichtet werden und muss der Gesellschaft spätestens bis zum 18. April 2015, 24:00 Uhr Ortszeit am Sitz der Gesellschaft,
zugehen.
Jedem neuen Gegenstand muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen. Die Antragsteller haben nachzuweisen, dass
sie seit mindestens drei Monaten vor dem Tag der Hauptversammlung Inhaber der Aktien sind. Der Nachweis, dass ein Antragsteller
seit mindestens drei Monaten Inhaber der Aktien ist, kann etwa durch einen aktuellen Depotauszug erfolgen.
Bekannt zu machende Ergänzungen der Tagesordnung werden, soweit sie nicht bereits mit der Einberufung der Hauptversammlung
bekannt gemacht wurden, unverzüglich nach Zugang des Verlangens im Bundesanzeiger bekannt gemacht. Sie werden außerdem unter
der Internetadresse http://www.ifm.ag/de/hauptversammlung.html bekannt gemacht.
Auskunftsrecht nach § 131 Abs. 1 AktG
In der Hauptversammlung kann jeder Aktionär oder Aktionärsvertreter, unabhängig davon, ob er stimmberechtigt ist und unabhängig
von der Höhe seiner Beteiligung, verlangen, dass der Vorstand Auskunft über Angelegenheiten der Gesellschaft gibt, soweit
sie zur sachgemäßen Beurteilung des Gegenstands der Tagesordnung erforderlich ist. Die Pflicht zur Auskunft erstreckt sich
auch auf die rechtlichen und geschäftlichen Beziehungen der Gesellschaft zu einem verbundenen Unternehmen, soweit die Auskunft
zur sachgemäßen Beurteilung des Gegenstandes der Tagesordnung erforderlich ist. Auskunftsverlangen sind in der Hauptversammlung
grundsätzlich mündlich im Rahmen der Aussprache zu stellen. Der Vorstand darf die Auskunft unter den in § 131 Abs. 3 AktG
genannten Gründen verweigern.
Heidelberg, im März 2015
IFM Immobilien AG
Der Vorstand
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